Generalidades
Como se señaló anteriormente el objetivo fundamental
de este submódulo es controlar el ingreso de dinero a la caja de
la empresa así como el manejo de los depósitos bancarios.
Es conveniente señalar que no todas las entradas de dinero son registradas
en este submódulo. Existen casos como el pago recibido de reaseguradores
el cual es registrado a través del módulo respectivo. Sin
embargo, la información del módulo de caja es actualizada
automáticamente. Otro ejemplo lo constituye la entrada de dinero
proveniente del cobro de prima (pago en caja) la cual es manejada en el
módulo de Cobranzas.
Para el caso particular de ciertas compañías de seguros,
la entrada de dinero siempre se realiza en el submódulo de Caja
Ingreso y al final del día se emite un reporte donde se indican
los cuadres de caja con respecto al resto de los módulos.
Es importante destacar que el manejo del submódulo de caja
se realiza por "caja". Esto quiere decir que todos los ingresos, depósito
y egresos (en su mayoría) están relacionados a un número
de caja en particular.
Otra de las facilidades prevista en este submódulo es la
posibilidad de llevar el control de la cartera de cheques que entran en
la compañía, por lo general son cheques que no tienen que
ver directamente con el negocio (seguro), estos pueden ser por ejemplo
cheques de nomina, gastos extras. Igualmente un cheque puede tomar diferentes
estados, tales como:
-
Ingresado: Este es el estado que toma cuando el usuario lo ingresa en
el sistema.
-
Devuelto: Toma este estado cuando el cheque es devuelto a la compañía
por diferentes conceptos.
-
Reemplazado: Este es el estado que toma cuando es reemplazar por otro
cheque o por efectivo.
-
Prorrogado: Este estado lo toman los cheques a fecha cuando se extiende
la fecha del mismo.
-
Por entregar al cliente: Este estado lo toma cuando se debe devolver
al cliente, bien por devolución, reemplazo etc, lo único
es que no puede entregarse un cheque con estado depositado.
-
Entregado al cliente: Este estado es el que toma el cheque cuando éste
se entrega al cliente.
Adicionalmente se tiene un proceso el cual permite realizar los
cierres de caja, el mismo debe ser ejecutado al final de cada día
y tiene como finalidad verificar que todo los movimientos ingresados
en el día para una caja estén cuadrados. A través
de este proceso se pueden agrupar los movimientos por forma de pago, lo
que da gran flexibilidad al momento de identificar el o los movimientos
que producen un descuadre en la caja.
Este proceso contempla varios varias operaciones como lo son:
cierre preliminar, cierre definitivo, cierre de aprobación y reapertura.