Generalidades
El objetivo fundamental de este submódulo es el de procesar
y controlar todas las solicitudes de cheques que sean realizadas por el
usuario.
El submódulo no sólo controla las solicitudes hechas
directamente a través de él, sino que también aquellas
solicitudes que son realizadas en otros módulos como por ejemplo:
cheques para pagos de siniestros (módulo de siniestros), préstamos
(módulo de intermediario), pagos a reaseguradores (módulo
de reaseguro), etc.
Así independientemente de donde sea hecha la solicitud, se procesa
e imprimen los cheques a petición del usuario.
Estos cheques seguirán un proceso administrativo para efectos
de firmas que varía de empresa a empresa. Una vez que los cheques
han sido debidamente confirmados y firmados debe indicarse al submódulo
que están listos para ser entregados. Así mismo también
se debe indicar cuando el cheque es entregado efectivamente al beneficiario.
Como es lógico suponer existe una estrecha relación entre
este submódulo y el de tesorería. Así al momento de
instalación del sistema puede indicarse en que momento se afectan
los saldos bancarios en relación a la emisión de cheques
(puede especificarse que sea al momento de la impresión o cuando
se entrega al beneficiario, por ejemplo). Independientemente del momento
indicado las cuentas bancarias serán automáticamente actualizadas.
Otras de las facilidades prevista por el submódulo es la posibilidad
de registrar una solicitud por cheques que deben ser emitidos periódicamente.
Así al llegar a la fecha indicada el cheque será impreso
automáticamente.
El proceso de una orden de pago implica que cada cheque puede tomar
secuencialmente los siguientes estados:
-
Solicitado (Pendiente por imprimir): Este es el estado inicial, cuando
algún usuario hace la petición del cheque desde cualquier
módulo.
-
Impreso: Diariamente (o con la frecuencia que determine el administrador
del sistema) se imprimen todos los cheques solicitados, los cuales pasan
al estado de "impresos".
Los cheques impresos siguen una serie de procesos administrativos (externos
al sistema) que dependen de las normas de la empresa de seguros y, entre
otras cosas, incluyen la firma de los cheques por personas autorizadas.
Los cheques entonces van a algún departamento (usualmente caja)
que tiene la responsabilidad de entregarlos a los beneficiarios.
-
Autorizado (En caja): Cuando los cheques están firmados, y llegan
a caja para su distribución, se registran como "autorizados". En
otras palabras, el beneficiario ya puede retirar su cheque.
-
Entregado: Este estado es el que toma el cheque cuando se registra que
ha sido entregado al cliente.
-
Conciliado: Una vez el proceso de conciliación bancaria marca un
cheque como compensado o pagado por el banco, se tiene entonces la certeza
de que el cliente lo ha cobrado.
-
Anulado: Si se interrumpe la secuencia lógica para dejar la orden
de pago sin efecto.
Al momento de la instalación de VisualTIME, el administrador
del sistema debe decidir en cual estado se afecta el saldo bancario. Los
posibles valores son:
-
Al imprimir el cheque
-
Al autorizarlo
-
Al entregarlo al cliente