Función general

Esta transacción permite dar mantenimiento a las cuentas bancarias y de caja asociadas a la compañía.

Las cuentas bancarias son aquellas que se definen para identificar las diferentes cuentas corrientes que maneja la empresa, así como también, controlar el saldo disponible en cada una de ellas. Las cuentas bancarias no tienen que ser necesariamente relacionadas con chequeras, puede definirse cualquier tipo de cuenta bancaria. Cada cuenta bancaria tiene un código interno, el cual es el definido en esta transacción, lo cual facilita su utilización en el sistema. De esta manera se puede tener que la cuenta número 278-861181-5 es accedida como 13, siendo más cómodo de recordar y fácil de incluir en el sistema.

Las cuentas de caja tienen una codificación interna pre-establecida. Se tienen cuatro tipos diferentes de cuentas de caja: efectivo y cheque, tarjeta de crédito y cheques a fecha. En la cuenta de caja/efectivo se mantiene el saldo de la caja en lo que a dinero en efectivo se refiere. En la cuenta de caja/cheque se lleva el control de todos los cheques recibidos por la compañía de seguros, en la cuenta de caja/tarjeta de créditos se lleva todo lo recibido en tarjeta de crédito y en la cuenta caja/cheques a fecha todo los cheques que no se cobran "a la fecha".

Cada una de las cajas deben definirse para cada una de las sucursales, monedas y cajas (número de cajas) asociadas a la compañía de seguros.

A continuación se presenta un cuadro con una definición de cuentas bancarias y de caja, para una compañía que maneja 3 cuentas corrientes, 2 sucursales y puede recibir pagos en dólares y en bolívares:

 

Tipo de cuenta	Código interno de cuenta	Cuenta bancaria	Sucursal	Moneda
Banco	13	278-861181-5		Dólares
Banco	25	54657-123A		Bolívares
Banco	30	1-62613-789FW		Bolívares
Caja efectivo	9998		Caracas	Dólares
Caja efectivo	9998		Caracas	Bolívares
Caja efectivo	9998		Valencia	Dólares
Caja efectivo	9998		Valencia	Bolívares
Caja cheques	9999		Caracas	Dólares
Caja cheques	9999		Caracas	Bolívares
Caja cheques	9999		Valencia	Dólares
Caja cheques	9999		Valencia	Bolívares

Con esta tabla se puede ver claramente que para poder acceder una cuenta bancaria, sólo es necesario conocer el código interno de la cuenta. Sin embargo, para acceder una cuenta de caja, se necesita además la sucursal y la moneda. En las transacciones relacionadas específicamente con "caja", el sistema no solicita el código interno, en su lugar, solicita el tipo de movimiento, la sucursal y moneda; con estos datos el sistema obtiene el código interno de la cuenta.

Acciones de menú

• Registrar: indica que se desea incluir una nueva cuenta (bancaria o de caja) al sistema.

• Consultar: indica que se desea consultar la información asociada a una cuenta (bancaria o de caja) previamente registrada en el sistema.

• Actualizar: indica que se desea actualizar la información asociada a una cuenta (bancaria o de caja).

• Eliminar: indica que se desea eliminar una cuenta (bancaria o de caja) previamente registrada en el sistema. Una vez que se elimina una cuenta bancaria, ésta no puede ser utilizada en ninguna de las transacciones del sistema. Requiere la ejecución previa de la acción "consultar".

Información técnica

• Formato: Página

 

Páginas asociadas
OP004	Actualización de cuentas bancarias y de caja

Efecto

Acción "registrar"

Si el código interno de la cuenta corresponde a caja ( 9996-tarjetas de crédito, 9997-cheques a fecha, 9998-efectivo ó 9999-cheques), se genera un registro en el archivo de cuentas de caja (cash_acc) con la información contenida en la ventana.

• Si el código interno de la cuenta no corresponde a caja (< 9996):

• Se genera un registro en el archivo de cuentas de bancos (bank_acc) con la información contenida en la ventana.

• Si el tipo de cuenta corresponde a "cuenta corriente", se genera un registro en el archivo de chequeras (cheq_book), sólo con la información de la clave, y se ejecuta la transacción de actualización de chequeras (OP010), que es la encargada de solicitar y actualizar la información correspondiente a la chequera asociada.

Acción "actualizar"

Si el código interno de la cuenta corresponde a caja ( 9996-tarjetas de crédito, 9997-cheques a fecha, 9998-efectivo ó 9999-cheques), se actualiza, en el archivo de cuentas de caja (cash_acc), el registro correspondiente a la caja en tratamiento (código interno, zona y moneda), con la información contenida en la ventana.

Si el código interno de la cuenta no corresponde a caja (< 9996), se actualiza, en el archivo de cuentas de bancos (bank_acc), el registro correspondiente a la cuenta bancaria en tratamiento (código interno), con la información contenida en la ventana.

Acción "eliminar"

• Si el código interno de la cuenta corresponde a caja ( 9996-tarjetas de crédito, 9997-cheques a fecha, 9998-efectivo ó 9999-cheques):

• Si la cuenta de caja no tiene asociados movimientos, se elimina físicamente del archivo de cuentas de caja (cash_acc), el registro correspondiente a la caja en tratamiento (código interno, zona y moneda).

• Si tiene movimientos asociados, se actualiza en el archivo de cuentas de caja (cash_acc), el estado del registro correspondiente a la cuenta de caja en tratamiento, para colocarla "en acceso restringido".

• Si el código interno de la cuenta no corresponde a caja (< 9996):

• Si la cuenta no tiene asociados movimientos, se elimina físicamente en el archivo de cuentas de bancos (bank_acc), el registro correspondiente a la cuenta bancaria en tratamiento (código interno). Si el tipo de cuenta corresponde a "cuenta corriente", se elimina el registro correspondiente en el archivo de chequeras (cheq_book).

• Si tiene movimientos asociados, se actualiza en el archivo de cuentas de bancos (bank_acc), el estado del registro correspondiente a la cuenta bancaria en tratamiento, para ponerlo "en acceso restringido".

Notas para el programador

El frame "bancos" se habilita cuando el tipo de cuenta corresponde a bancos, en cualquier otro caso se presenta inhabilitado y sin valor.

El frame "relación contabilidad" se habilita cuando el tipo de cuenta corresponde a bancos, en cualquier otro caso se presenta inhabilitado y sin valor.

El campo "fecha" no se habilita cuando la transacción en ejecución corresponde a "actualizar".

El campo "tipo" toma valor en base al código de la cuenta sólo cuando el código de la cuenta corresponde a caja. Si el código interno es 9996, se le asigna el valor 6 al tipo de cuenta. Si el código interno es 9997, se le asigna el valor 7 al tipo de cuenta. Si el código interno es 9998, se le asigna el valor 8 al tipo de cuenta. Si el código interno es 9999, se le asigna el valor 9 al tipo de cuenta. En estos casos no se habilita el campo tipo de cuenta.

Si la acción en tratamiento corresponde a "actualizar" y la cuenta tiene asociado algún movimiento o la cuenta corresponde a caja, no se habilitan los campos de "moneda" y "disponible".

Si la acción en tratamiento corresponde a "actualizar" , la cuenta corresponde a "caja" y la cuenta tiene asociado algún movimiento, no se habilita el campo "Sucursal".

Si la acción en tratamiento corresponde a "registrar" y la cuenta corresponde a "caja", no se habilita el campo "disponible".

El campo "relación con contabilidad - auxiliar" debe aparecer inhabilitado a menos que la cuenta contable que se indique especifique que lleva asociado algún tipo de auxiliar.

No debe mostrarse en el combo "Moneda" aquellas que se encuentren en la tabla de monedas blandas (table 5008).

Si el usuario selecciona el campo "cuentas de caja" se muestran las cuentas de caja (cash_acc). Si no está seleccionado el sistema muestra las cuentas bancarias (banc_acc). En su defecto el campo no está seleccionado.

El campo "caja" solo debe habilitarse si la cuenta en tratamiento corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjetas a crédito ó cheques a fecha).

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Actualización de cuentas bancarias y de caja (OP004) 

Campos

 

Título	Descripción
Cuentas de caja	Si está seleccionado indica que se desea trabajar con las cuentas de caja. En su defecto no está seleccionado, por lo que el sistema muestra las cuentas bancarias.
Cuenta	Muestra el código interno de la cuenta bancaria o de caja . A la derecha se muestra la descripción de la cuenta en tratamiento
Caja	Número de caja asociado a la cuenta de caja (efectivo, cheques, tarjetas de crédito, cheques a fecha).
Estado	Estado en que se encuentra la cuenta bancaria o de caja en tratamiento. Los valores posibles de este campo son:  Activo  Acceso restringido  En proceso de instalación  Si se está registrando una cuenta, este campo se encuentra con valor "en proceso de instalación" e inhabilitado. Una vez registrada toda la información, pasa (en forma automática) a estado de "activo". El usuario puede cambiar el contenido de este campo sólo cuando la información esta completamente registrada. Nunca se puede cambiar el estado para colocarle el valor "en proceso de instalación" ya que este estado lo maneja el sistema en forma automática.
Fecha	Fecha a partir de la cual se encuentra activa la cuenta.
Tipo	Tipo de cuenta en tratamiento (ahorro, corriente, activos líquidos, caja, etc.). Valores posibles según tabla 190. Si el código interno asignado a la cuenta corresponde a alguno de los de caja (9996, 9997, 9998 ó 9999), el sistema muestra el valor correspondiente en este campo, en cualquier otro caso el usuario debe indicar que tipo de cuenta bancaria está procesando.
Sucursal	Indica la sucursal a la que está asociada la cuenta. Valores posibles según tabla 9.
Moneda	Moneda en la que se expresan los importes/saldos asociados a la cuenta.Valores posibles según tabla 11.
Disponible	Importe disponible en la cuenta.
Monto mínimo efectivo	Monto mínimo en efectivo disponible en la caja.
Bancos	Los campos que se indican a continuación están disponibles sólo para el caso de cuentas bancarias, no son utilizados para las cuentas de caja.
Compañía	Compañía a la cual pertenecen la cuenta bancaria. Los valores posibles de este campo se toman de la tabla de compañías del sistema (company).
Número de cuenta	Número identificativo que ha asignado el banco a la cuenta en tratamiento.
Banco	Banco en la que se ha realizado la apertura de la cuenta bancaria. Valores posibles según tabla 7.
Agencia	Agencia en la que se ha realizado la apertura de la cuenta bancaria.
Tiempo de acreditación	Tiempo que tarda el banco en hacer efectivo un cheque depositado en la cuenta. Valores posibles según tabla 197.
Acreditación 24 hrs.	Importe que será acreditado como importe disponible de la cuenta después de 24 horas (1 día).
Acreditación 48 hrs.	Importe que será acreditado como importe disponible de la cuenta después de 48 horas (2 días). Finalizado el primer día se pasa al importe de "acreditación 24 hrs.". Finalizado el segundo día se pasa al importe disponible.
Acreditación 72 hrs.	Importe que será acreditado como importe disponible de la cuenta después de 72 horas (3 días). Finalizado el primer día se pasa al importe de "acreditación 48 hrs.". Finalizado el segundo día se pasa al importe de "acreditación 24 hrs.". Finalizado el tercer día se pasa al importe disponible.
Acreditación 96 hrs.	Importe que será acreditado como importe disponible de la cuenta después de 96 horas (4 días). Finalizado el primer día se pasa al importe de "acreditación 72 hrs.". Finalizado el segundo día se pasa al importe de "acreditación 48 hrs.". Finalizado el tercer día se pasa al importe de "acreditación 24 hrs.". Finalizado el cuarto día se pasa al importe disponible.
Acreditación 120 hrs.	Importe que será acreditado como importe disponible de la cuenta después de 120 horas (5 días). Finalizado el primer día se pasa al importe de "acreditación 96 hrs.". Finalizado el segundo día se pasa al importe de "acreditación 72 hrs.". Finalizado el tercer día se pasa al importe de "acreditación 48 hrs.". Finalizado el cuarto día se pasa al importe de "acreditación 24 hrs.". Finalizado el quinto día se pasa al importe disponible.
Relación con contabilidad	Los campos que se indican a continuación son utilizados sólo para el caso de las cuentas bancarias.
Compañía contable	Compañía contable a la cual pertenece la cuenta contable que se ve afectada por las operaciones realizadas a la cuenta bancaria o cuenta de caja
Cuenta	Cuenta del catálogo contable que se ve afectada por todas las operaciones realizadas con la cuenta bancaria.
Auxiliar	Código de la cuenta auxiliar que complementa la cuenta contable.

Validaciones

 

Campo	Descripción	Error/adv
Cuenta	Debe estar lleno sólo si es cuenta bancaria.	07002
	Si este campo está lleno y no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), y la acción en tratamiento es "registrar", no debe estar registrado en el archivo de cuentas bancarias	07028
	Si este campo está lleno y no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), y la acción en tratamiento no es "registrar", debe estar registrado en el archivo de cuentas bancarias	07013
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "zona" y "moneda" están llenos y la acción en tratamiento es "registrar", no debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07028
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "zona" y "moneda" están llenos y la acción en tratamiento no es "registrar", debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07013
	Si este campo está lleno y la acción es "eliminar", no deben existir movimientos asociados a la cuenta	07238
Caja	Debe ser requerido si la cuenta en tratamiento corresponde a caja	60007
Estado	El usuario no puede cambiar el valor de este campo para colocarle el valor de "en proceso de instalación"	11218
Fecha	Si la acción es "registrar", debe estar lleno	07037
	Si este campo está lleno, no puede ser posterior a la fecha del día	07027
Tipo	Debe estar lleno	07030
	Si la cuenta es bancaria, no se debe seleccionar el tipo de cuenta para caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha).	99030
Sucursal	Debe estar lleno	01040
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "cuenta" y "moneda" están llenos y la acción en tratamiento es "registrar", no debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07028
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "cuenta" y "moneda" están llenos y la acción en tratamiento no es "registrar", debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07013
Moneda	Debe estar lleno	10107
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "zona" y "cuenta" están llenos y la acción en tratamiento es "registrar", no debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07028
	Si este campo está lleno, corresponde a una cuenta de caja, los campos correspondientes a "zona" y "cuenta" están llenos y la acción en tratamiento no es "registrar", debe estar registrado en el archivo de cuentas de caja	07013
Disponible	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo o cheque), debe indicarse el importe disponible en la cuenta (normalmente este error se define como una advertencia)	07167
Monto mínimo efectivo	Debe ser obligatorio si la cuenta de caja  corresponde a efectivo y permite que el monto sea 0	60219
Bancos - Compañía	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a  fecha), este campo debe estar lleno	10203
Bancos - número de cuenta	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), este campo debe estar lleno	07029
Bancos - banco	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), este campo debe estar lleno	07004
Bancos - agencia	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), este campo debe estar lleno	01080
Agencia	La agencia debe estar registrada	1015
Bancos - tiempo de acreditación	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), este campo debe estar lleno	07249
Relación con contabilidad - compañía contable	Si la cuenta en tratamiento corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), o cuenta bancaria este campo debe estar lleno	36084
	Si este campo está lleno, debe estar registrado en el archivo de compañías contables	36002
Relación con contabilidad - cuenta	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), este campo debe estar lleno	07032
	Si este campo está lleno, debe coincidir con la estructura del código contable definida en el sistema para la compañía contable indicada	36019
	Si este campo está lleno, debe estar registrado en el catálogo de cuentas contables	07033
	Si este campo está lleno y está registrada en el archivo de catálogo de cuentas contables, debe corresponder a una cuenta de último nivel	07129
	Si este campo está lleno y está registrada en el archivo de catálogo de cuentas contables, no puede tener los débitos o créditos bloqueados	07035
Relación con contabilidad - auxiliar	Si la cuenta en tratamiento no corresponde a una cuenta de caja (efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cheques a fecha), el código de cuenta contable está lleno e indica que lleva asociado un auxiliar, este campo debe estar lleno	36119
	Si este campo está lleno, la combinación cuenta contable-auxiliar, debe existir en el archivo de cuentas contables	36021
	Si este campo está lleno y la combinación cuenta contable-auxiliar está registrada en el archivo de catálogo de cuentas contables, no puede tener los débitos o créditos bloqueados	07253