Este proceso se encarga de realizar el cierre y la reapertura
de cajas.
El usuario puede realizar cierres preliminares, definitivos,
de aprobación, reapertura de una caja ,reapertura de
supervisor de caja o reapertura de supervisor jefe.
Este proceso genera una serie de listados uno general y
varios detalles, por ingresos recaudados, por pagos, depósito, ingresos y
diferencias.
Solo se debe permitir hacer un cierre si la caja se encuentra
cuadrada, en caso contrario solo deben generarse los reportes para que el
usuario realice los ajustes necesarios.
Formato: Página
Páginas asociadas
|
|
Sólo
se debe permitir hacer un cierre si la caja se encuentra "cuadrada" y si no
tiene relaciones incompletas, en caso contrario solo se deben generar los
reportes para que el usuario realice los ajustes necesarios, en cuyo caso no se
le cambia el estado a la caja (ya que la misma no es cerrada si no cuadra).
Se
debe verificar que las operaciones de cierre sean realizadas por el usuario que
corresponda según el estado de la caja. A saber:
·
El cierre preliminar sólo lo puede hacer un usuario con cargo de "Cajero", es
decir, un usuario que tiene asignada una caja en la tabla de Cajas por
usuarios (User_cashnum). Un cajero, solamente podrá
hacer el cierre preliminar de la caja que tiene asignada. Adicionalmente, se
debe verificar que el estado de la caja sea "Inicio de Caja" (9) o "Reapertura
de caja" (4)
·
El cierre definitivo sólo lo puede hacer un usuario con cargo de "Supervisor de
caja", es decir, un usuario que se encuentre registrado (al menos una vez) en la
tabla de Cajas por usuarios (User_cashnum) como
"Supervisor de caja" (user_cashnum.nCashSup
= usuario que intenta hacer la operación del cierre definitivo). Un supervisor
de caja, podrá hacer el cierre definitivo de cualquiera de las cajas de sus
cajeros supervisados. Adicionalmente, debe verificarse que la caja se encuentre
en estado "Cierre preliminar" (1) o "Reapertura de supervisor de caja".
·
El cierre de aprobación sólo lo puede hacer un usuario con cargo de "Supervisor
jefe", es decir, un usuario que se encuentre registrado (al menos una vez) en la
tabla de Cajas por usuarios (User_cashnum) como
"Supervisor jefe" (user_cashnum.nHeadSup
= usuario que intenta hacer la operación del cierre de aprobación). Un
supervisor jefe, podrá hacer el cierre de aprobación de cualquiera de las cajas
de sus cajeros supervisados. Adicionalmente, debe verificarse que la caja se
encuentre en estado "Cierre definitivo" (2) o "Reapertura de supervisor jefe".
Por otro lado, se verifica que los usuarios supervisores
realicen las operaciones de reapertura de una caja, previo a que lo haga su
cajero correspondiente. Para ello, al hacer una reapertura, se deben tomar en
cuenta las siguientes consideraciones:
·
En caso de que el tipo de operación sea "Reapertura de supervisor jefe" (7), se
debe verificar que el estado actual de la caja sea "Cierre de aprobación" (3).
Adicionalmente, este tipo de operación sólo lo puede realizar un usuario con
cargo "Supervisor jefe".
·
En caso de que el tipo de operación sea "Reapertura de supervisor de caja" (6),
se debe verificar que el estado actual de la caja sea o "Cierre definitivo" (2)
o "Reapertura de supervisor jefe" (7). Adicionalmente, este tipo de operación
sólo lo puede realizar un usuario con cargo "Supervisor de caja".
·
En caso de que el tipo de operación sea "Reapertura de caja" (4), se debe
verificar que el estado actual de la caja sea "Reapertura de supervisor de caja"
(6) o "Cierre preliminar". Adicionalmente, este tipo de operación sólo lo puede
realizar un usuario con cargo "Cajero".
Al hacer una "Reapertura de caja" (4), se debe verificar que
la fecha para la que se hace la transacción se encuentre dentro de un período
contable "abierto". Para hacer esto se debe comparar la fecha de reapertura de
a caja contra la última fecha de ejecución del proceso de asientos
automáticos de caja ingresos (Ctrol_date).
Adicionalmente se debe leer de la tabla de Cuentas de caja (Cash_acc) la primera cuenta asociada a la caja, y de éste
registro se obtiene la compañía contable asociada a la caja (cash_acc.nLedCompan). Luego, con el código de compañía
contable leído se obtiene su último período contable abierto (led_compan.dInleddat y
led_compan.dendleddat), y es dentro de éste período que se debe encontrar
la fecha de reapertura de la caja (led_compan.dInleddat
<= 'fecha de reapertura" y led_compan.dendleddat >=
'fecha de reapertura').
Adicionalmente, se debe verificar que la fecha para la que se
realiza la reapertura de la caja, corresponda al día en el que se ejecuta la
transacción o el día hábil inmediato anterior al día en que se ejecuta la
transacción.
Es importante tener en cuenta que se asume como estado de la
caja, al último estado registrado en la tabla de estado de las cajas (Cash_stat), es decir, al registro con la fecha de estado
mayor (cash_stat.dStatdate).
Dependiendo del reporte en tratamiento se debe, realiza
diferentes rupturas de control.
·
Si el reporte en tratamiento es "Registro de caja computacional", sección
"Ingreso por recaudación", la ruptura debe ser por clasificación de concepto.
·
Si el reporte en tratamiento es "Registro de caja computacional", sección
"Ingreso a caja", la ruptura debe ser por clasificación de banco-cuenta.
·
Si el reporte en tratamiento es "Ingreso de recaudación de primas registradas
(detalle 1)", la ruptura debe ser por moneda-ramo-concepto.
·
Si el reporte en tratamiento es "Detalle de pagos ingresados (detalle 2)", la
ruptura debe ser por: código de plaza.
·
Si el reporte en tratamiento es "Detalle de depósitos ingresados el (detalle
3)", la ruptura debe ser por cuenta-banco.
·
Si el reporte en tratamiento es "Detalle de ingresos no operacionales (detalle
4)", la ruptura debe ser por clasificación de concepto. Para este reporte se lee
la tabla de Clasificación de conceptos de ingreso en caja (Cash_conClass) y dependiendo del concepto en tratamiento, se
busca en la tabla indicada el concepto de clasificación.
·
Es importante mencionar que la caja está cerrada cuando lo ingresado por los
distintos conceptos (el monto) es igual a lo ingresado en las distintas formas
de pago que ofrece el sistema. Es decir, la diferencia entre lo que ingresó en
la caja (por sus distintos conceptos) menos el dinero ingresado (en sus
distintas formas de pago) debe ser cero. Si no es cero, la diferencia debe ser
igual al monto que se encuentre como saldo en la cuenta de "diferencias" de la
compañía (se toman sólo los de la caja indicada).
·
Al ejecutar una reapertura de caja, no se debe generar ningún reporte, sólo se
envía un mensaje al usuario indicando que la caja está
reaperturada.
·
Para el reporte de "Detalle de ingresos operacionales" (detalle 6) se deben
tomar en cuenta los siguientes conceptos (es de hacer notar que estos conceptos
deben estar contenidos en la clasificación de conceptos operacionales de la
tabla de Clasificación de conceptos (Cash_conClass):
o
Depósitos PAC/Transbank
o
Ingreso de Descuento por Planilla
o
Ingreso de Pago en Ventanilla
o
Ingreso de Pagos de Propuestas
o
Primas
o
Gastos de cobranzas
o
Cobro de interés financiero
(OPL719)
·
Tipo de operación: Tipo de operación de caja a
realizar. Valores posibles según tabla 5562.
·
Fecha de cierre:
Fecha a la cual se requiere ejecutar el proceso. En su defecto muestra la
fecha del día.
·
Número de caja: Número de caja al cual se
requiere hacer el cierre. En su defecto muestra la asociada al usuario en
tratamiento.
·
Imprimir: Si está marcado indica que se
desea imprimir el reporte de cierre de caja, indistintamente del estado de la
caja. La impresión puede ejecutarse separadamente de las operaciones de la caja,
es decir, se puede imprimir el reporte sin estar ejecutando ningún tipo de
cierre o reapertura de la caja (en este caso el campo "Tipo de operación"
estaría en blanco).
Campo
|
Descripción
|
Error/adv
|
|
Usuario debe estar autorizado para realizar la transacción |
1102 |
|
|
Caja debe estar cuadrada. |
60120 |
|
|
La
caja no debe tener relaciones incompletas para poder realizar cierre
preliminar. |
55159 |
|
|
No
se puede hacer un "Cierre preliminar" si el estado de la caja es distinto de
"Reapertura de caja". |
60460 |
|
|
El
proceso de "Cierre preliminar" debe ser ejecutado por un usuario con el
cargo de "Cajero". |
60466 |
|
|
No
se puede hacer un "Cierre definitivo" si estado actual es distinto de
"Cierre preliminar" o de "Reapertura de supervisor de caja". |
60114 |
|
|
El
proceso de "Cierre definitivo" debe ser ejecutado por un usuario con el
cargo de "Supervisor de caja". |
60466 |
|
|
No
se puede hacer un "Cierre aprobación" si estado actual es distinto de
"Cierre definitivo" o de "Reapertura de supervisor jefe". |
60115 |
|
|
El
proceso de "Cierre de aprobación" debe ser ejecutado por un usuario con el
cargo de "Supervisor jefe". |
60466 |
|
|
No
se puede hacer una "Reapertura de supervisor jefe" si el estado actual de la
caja es distinto de "Cierre de aprobación". |
60467 |
|
|
El
proceso de "Reapertura de supervisor jefe" debe ser ejecutado por un usuario
con el cargo de "Supervisor jefe". |
60468 |
|
|
No
se puede hacer una "Reapertura de supervisor de caja" si el estado actual de
la caja es distinto de "Cierre definitivo" o "Reapertura de supervisor
jefe". |
60469 |
|
|
El
proceso de "Reapertura de supervisor de caja" debe ser ejecutado por un
usuario con el cargo de "Supervisor de caja". |
60468 |
|
|
No
se puede hacer una "Reapertura de caja" si el estado actual de la caja es
distinto de "Cierre preliminar" o "Reapertura de supervisor de caja". |
60470 |
|
|
El
proceso de de “Apertura” o “Inicio de caja” solo puede ocurrir en una fecha
distinta a la del cierre |
60577 |
|
|
El
proceso de "Reapertura de caja" debe ser ejecutado por un usuario con el
cargo de "Cajero". |
60468 |
|
Tipo de
operación
|
Debe estar lleno. |
60804 |
Fecha de cierre
|
Debe estar lleno. |
60108 |
|
Debe ser una fecha válida |
10081 |
|
|
Debe estar dentro de un período contable abierto. |
01006 |
|
|
Debe ser posterior a la última fecha de ejecución del proceso automático de
caja ingresos. |
01008 |
|
Número de caja
|
Debe estar lleno. |
60007 |
|
Debe ser un número de caja válido. |
60803 |
|
|
Sólo se puede abrir una caja al día del cierre o al día inmediatamente
anterior al mismo. |
60808 |
A petición del usuario
Este reporte se ejecutará desde el módulo de listados con la
opción menú de reportes por módulo.
Volver a ejecutar el programa.
·
Se verifica en la tabla de Movimientos de caja (Cash_mov)
todos los movimientos que se encuentren depositados para la caja y fecha
indicada en los parámetros y así se obtiene la información requerida por el
proceso. Es importante mencionar que tanto los cheques a fecha como las tarjetas
de crédito sólo se reflejan como movimientos de ingreso el día de su ingreso y
que los mismos no son depositados por el cajero (otra persona se encarga de
esto). De igual manera, dichos documentos no aparecen en la caja tampoco el día
de su cobro (según la fecha indicada como fecha de cobro del documento).
·
Al obtener la información se cash_mov, en la misma
básicamente se obtendrán dos grandes conceptos: "Cobro por relación" y "Cobro
por concepto". Si se trata de este último, el detalle de los conceptos de cada
relación se obtienen de la tabla Provisional de conceptos de una relación (RelConcepts).
Estos conceptos luego son ubicados dentro de la tabla de Clasificación de
conceptos de ingreso en caja (Cash_conClass) para poder ubicarlos dentro de los distintos
listados generados por este proceso.
·
Para obtener la información de los depósitos bancarios que ingresaron a la caja
como forma de pago, se lee la tabla de movimientos bancarios (Bank_move).
·
Para obtener la información del reporte "Detalle de diferencias (detalle 5)", se
lee la tabla de Movimientos de la cuenta corriente (Move_acc) todos los registros para la caja y fecha indicada
en los parámetros.
·
La información relacionada con financiamiento se obtiene de la tabla Giros de un
contrato (Financ_dra).
Si tipo de operación corresponde a "Cierre preliminar":
Si se esta
"registrando":
·
Se debe generar un número correlativo para identificar el cierre por caja. Este
número se utiliza sólo para los listados y para actualizar en Cash_stat (al crear el movimiento de "Cierre Preliminar").
Si se esta
"actualizando":
·
Se actualiza la tabla Estados de cajas (Cash_stat),
con el número de caja, fecha y estado en tratamiento ( cierre
preliminar).
Si tipo de operación corresponde a "Cierre definitivo",
"Cierre aprobación" ó "Reapertura"
·
Se actualiza la tabla de Estados de cajas (Cash_stat),
con el número de caja, fecha y estado en tratamiento Según el tipo de operación
que se realiza, el estado de la caja se cambia según la siguiente tabla:
|
|
|
|
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Si el cierre es "Preliminar":
Cuando se está haciendo un cierre y el registro ya existe en
la tabla para la caja y fecha NO se debe generar otro número de cierre de
caja (se mantiene el mismo). Si el reporte corresponde a "Detalle de pagos
ingresados el DD/MM/AAAA (Detalle 2)" se debe considerar lo siguiente:
·
Si la forma de pago es "Efectivo", los campos: "Institución"
y "Documento" se muestran en blanco.
·
Si la forma de pago es "Depósito Convenio", en el campo "Documento" se muestra
el número de convenio.
·
Si la forma de pago es "Cargo a cuenta corriente", el campo "Institución" debe
tener el código del cliente (asociado a la cuenta corriente) y el campo
"Documento" debe venir en blanco. Si el reporte corresponde a "Detalle de
pagos ingresados el DD/MM/AAAA (Detalle 3)" se debe considerar lo siguiente:
o
Para el campo "Fecha del depósito", los depósitos de la caja deben tener la
misma fecha del cierre y los depósitos ingresados como forma de pago pueden
tener fechas distintas a la del cierre, por lo general tienen fecha. Si el
reporte corresponde a "Detalle de pagos ingresados el DD/MM/AAAA (detalle 2)"
o
Para el caso de cheques a fecha, tarjeta de crédito y efectivo solo se coloca
una linea de totales por el monto total de la forma de pago en
tratamiento.
Registro de caja computacional:
En el encabezado:
Sección "Ingreso por recaudación":
En el detalle:
En los totales:
Sección "Ingreso a caja":
En el detalle:
En los totales:
Al final:
Dejar espacios y líneas para las firmas:
Este listado debe ser impreso con formato de la hoja vertical
Ingreso de recaudación de primas registradas el DD/MM/AAAA (detalle
1) En el
encabezado:
·
Compañía (nombre de la compañía a la que pertenece la información)
·
Oficina: Código y nombre de la oficina
·
Cajero: Nombre del cajero
·
Número de caja: Número de caja
·
Registro de caja: Número de cierre
·
Moneda (origen): Código de la moneda origen
·
Ramo: Código y descripción del ramo
·
Concepto: Código y descripción del concepto o tipo de documento En el detalle (
La información de esta sección debe estar ordenada por número de relación ):
·
Producto: Código del producto
·
Póliza: Número de póliza
·
Recibo: Número de recibo
·
Contrato: Código del contrato de financiamiento
·
Giro (cuota): Número de la cuota de financiamiento
·
Aviso: Número de boletín
·
Vía de cobro: Descripción de la vía de cobro
·
Documento: Número de la relación de cobro
·
Fecha de valorización: Fecha de valorización
·
Monto moneda origen: Monto del documento en moneda origen
·
Monto en moneda local: Monto en moneda local del documento En los totales:
·
Total (nombre del concepto): Muestra la sumatoria de la cantidad de movimientos
y la sumatoria de los valores de la s columnas: "Monto
en moneda origen" y "Monto en moneda local".
·
Total ramo (nombre del ramo"): Muestra la sumatoria de los sub-totales de la
columna "Total (nombre del concepto)". Este listado debe ser impreso con
formato de la hoja vertical Detalle de pagos ingresados el DD/MM/AAAA
(detalle 2) En el encabezado:
o
Compañía (nombre de la compañía a la que pertenece la información)
o
Oficina: Código y nombre de la oficina
o
Caja: Número de caja
o
Cajero: Nombre del cajero
o
Registro de caja: Número de cierre
o
Forma de pago: Descripción del código de plaza En el detalle:
o
Institución: Nombre del banco
o
Documento: Número de cheque
o
Monto en moneda local: Monto del cheque
o
Fecha de vencimiento: Fecha de cobro del cheque En el total:
o
Total (descripción código de plaza): Muestra la cantidad de documentos y la
sumatoria de la columna "Monto en moneda local"
o
Para el caso de cheques a fecha, tarjeta de crédito y efectivo solo se coloca
una linea de totales Al final:
o
Total: Muestra sumatoria de sub-totales de cantidad de documentos y
sumatoria de los sub-totales de la columna "Monto en moneda local"
Detalle de depósitos ingresados el DD/MM/AAAA (detalle 3)
En el encabezado:
· Compañía (nombre de la compañía a la que
pertenece la información)
· Oficina: Código y nombre de la oficina
· Cajero: Nombre del cajero
· Caja: Número de caja
· Registro de caja: Número de cierre En el
detalle:
· Nombre del Banco: Código y nombre del
banco
· Cuenta corriente: Número interno de la
cuenta bancaria
· Número de documento: Número del depósito
· Monto en moneda local: Monto en moneda
local del depósito
· Fecha del depósito: Fecha del depósito En
el total:
· Total por cuenta: Muestra la sumatoria de
la "Monto en moneda local"
· Total banco: Muestra la cantidad de
depósitos (documentos) y la sumatoria de la columna "Monto en moneda
local"
Al final: Total depósitos registro en caja:
·
Muestra la sumatoria de la cantidad de depósitos por cada banco procesado y la
sumatoria de los sub-totales de la columna "Total por cuenta"
Detalle de ingresos no operacionales del DD/MM/AAAA (detalle
4) Este
listado es para conceptos que no estén relacionados con primas (no tienen
una póliza, recibo, boletín o convenio asociados) En el encabezado:
· Compañía (nombre de la compañía a la que
pertenece la información)
· Oficina: Código y nombre de la oficina
· Cajero: Nombre del cajero
· Caja: Número de caja
· Registro de caja: Número de cierre
· Tipo de movimiento: Nombre de la
clasificación del concepto En el detalle:
· Glosa-concepto: Código y descripción del
concepto de ingreso
· Documento: Número de folio del documento
de respaldo de ingreso
· Monto en moneda local: Monto del ingreso
en moneda local En el total:
· "Total (Nombre de la clasificación del
concepto)": Muestra sumatoria de cantidad de
movimientos y sumatoria de valores de la columna "Monto en moneda local".
Al final:
o
Total ingresos no operacionales: : Muestra la sumatoria
de las cantidades de documentos y la sumatoria de los sub-totales ó montos
de la columna "Monto en moneda local" Detalle de diferencias del
DD/MM/AAAA (detalle 5) Para este listado se obtiene la información de la
cuenta "diferencia" de la compañía. Esta información se obtiene de la tabla de
Movimientos de la cuenta corriente (Move_acc) para la
caja y día indicados (sólo para la cuenta "diferencias").
En el encabezado:
· Compañía (nombre de la compañía a la que
pertenece la información)
· Oficina: Código y nombre de la oficina
· Caja: Número de caja
· Registro de caja: Número de cierre En el
detalle:
· Sobrantes: Importe del crédito
· Faltantes: Importe del débito
· Número de relación: Número de relación de
cobro donde se originó el sobrante
· Monto en moneda local: Monto de la
relación en moneda local En el total:
o
Total sobrante: Muestra la sumatoria de la columna "Sobrantes"
o
Total faltante: Muestra la sumatoria de la columna "Faltantes"
o
Total: Se coloca la palabra "sobrante" si la diferencia de sobrante menos
faltante es positiva y la palabra "faltante" si la diferencia es negativa
Detalle de conceptos operacionales /MM/AAAA (detalle 6)
En el encabezado:
o
Compañía (nombre de la compañía a la que pertenece la información)
o
Oficina: Código y nombre de la oficina
o
Caja: Número de caja
o
Cajero:
o
Registro de caja: Número de cierre
o
Tipo de movimientos: Ingreso por primas (de Cash_conClass)
En el detalle:
·
Código del concepto
·
Descripción del concepto
·
Cliente (Código y nombre)
·
Banco: cuando el concepto corresponde a depósito PAC/Transbank
o pago en Ventanilla
·
Convenio: cuando el concepto corresponde a depósito PAC/Transbank
o pago en Ventanilla o Descuento por planilla
·
Nro. Comprobante: siempre (número de comprobante del ingreso)
·
Monto en moneda local
·
Moneda origen
·
Monto en moneda origen
En el total:
·
Total ingreso por primas (suma en moneda local el
total correspondiente a movimientos de ingresos de primas)