Marco teórico

  • Clientes
  • Consulta por condición
  • Información a registrar

    • Clientes

    Uno de los aspectos importantes que se deben explicar es el amplio significado de la palabra "cliente" para el sistema. En efecto, tanto los tomadores (contratantes) como asegurados y beneficiarios se consideran "clientes". El conductor habitual en una póliza de automóviles, aún cuando no corresponda al asegurado de la misma, se registra en el archivo de clientes. Incluso una persona (tercero) a indemnizar en un siniestro, queda registrado en el archivo. En otras palabras, casi cualquier persona o empresa que entra en contacto o juega algún papel en las transacciones de la compañía, se considera "cliente".
    Esto no produce ningún problema si se necesita identificar a aquellas personas o compañías que son verdaderos clientes, en un significado más limitado de la palabra (por ejemplo, los que pagan la prima) debido a que el sistema mantiene disponible toda la información asociada, y se conoce la relación que se tiene con cada cliente.
    Por lo general, la alimentación a la base de datos de clientes se realiza en forma automática desde cada transacción (por ejemplo, al emitir una póliza o pagar un siniestro), pero también existe una transacción específica para dar mantenimiento al archivo de clientes, lo cual permite, por ejemplo, añadir un cliente aún cuando no tenga pólizas.
    Otro aspecto que es importante comentar es el relativo a las modificaciones de datos de clientes. Dado que el uso del archivo es centralizado (y por lo tanto compartido entre todos los usuarios), es posible que un usuario altere la información introducida por otro, debido a confusiones involuntarias. De este modo, un usuario de Automóviles podría cambiar la fecha de nacimiento de un cliente introducido por el departamento de Vida, debido a una confusión de nombre. Para evitar esto, el sistema sólo acepta modificaciones a los datos de un cliente en una transacción dedicada a este fin, y no en otras transacciones como emisión, siniestros, etc. Se recomienda que el uso de esta función esté reservado a un departamento central, que esté relacionado con el servicio a clientes (marketing, agencias o similar).

    Consulta por condición

    Si en una transacción el usuario no conoce el código del cliente pero conoce su nombre o parte de el, puede llamar a la ventana de búsqueda por condición, desde el botón de valores posibles del "Código del cliente", colocando las condiciones para búsqueda del cliente por: Código, nombre, fecha de nacimiento, sexo.
    Las reglas para la búsqueda del nombre son las siguientes:
    Por ejemplo:

    Información a registrar

    Dependiendo del tipo de persona (natural o empresa), se establecen secuencias de ventanas diferentes para su registro. Algunas de ellas son de uso común entre los dos tipos de clientes, pero para mayor claridad durante el registro de un nuevo cliente, se ha separado la información particular de cada tipo en ventanas diferentes.
    Durante el proceso de emisión, cotización o recuperación de pólizas/solicitudes/cotizaciones, si el cliente ya se encuentra registrado en el sistema, el usuario no podrá realizar modificaciones sobre los campos mostrados con información. Esto es para evitar alguna modificación que afecta el resultado de la prima de alguna otra póliza previamente registrada.
    Por ejemplo, si un cliente posee una póliza de vida, la fecha de nacimiento debe estar llena y sobre esa base se han realizado los cálculos de prima. Ahora bien, si el mismo cliente desea una póliza de autos y la fecha de nacimiento había quedado mal registrada, se debe notificar a la persona responsable de modificaciones de datos de clientes y la responsable de la emisión de vida, a fin de que realice los pasos necesarios para el recálculo de la prima sobre la base de la nueva edad (si es posible o procedente).
    La ventana de actualización de información general del cliente, es llamada al momento del registro de un "cliente", cuya información no se encuentre en la base de datos de clientes. Forma parte de la secuencia de emisión de pólizas y de cualquier transacción que requiera la actualización de un nuevo cliente en la base de datos.
    El código que identifica al cliente, puede corresponder al número de cédula de identidad, al registro único tributario (RUT) del cliente o a un correlativo, que proporciona el sistema de manera automática, para los  provisionales o casos extremos (tales  como personas menores de edad, extranjeros o sin número de identificación). Además, el sistema calcula un dígito verificador  mediante un algoritmo que permite validar la información indicada por el usuario.
    Es importante destacar que si un cliente se encuentra "bloqueado" no se permite el uso de éste en ninguna de las transacciones del sistema. Por ejemplo, no puede ser asignado como cliente de una póliza.