Cobro de primas

Las compañías de seguros tienen diversas formas para realizar la gestión de cobranzas (cobro de primas). VisualTIME trabaja básicamente con tres estilos de cobro:

Directo por la compañía: En este estilo la compañía de seguros es la encargada del cobro de los recibos de la póliza, ya que no existen intermediarios.

Cargo automático:

Domiciliado: En este estilo los recibos de la póliza son enviados a un banco, quien se encarga de descontar el importe de prima de la cuenta del cliente.

Cargo a tarjeta de crédito: En este estilo los recibos de la póliza son enviados a cada compañía de tarjeta de crédito para cargar el importe del recibo a la cuenta o tarjeta del cliente.

En el sistema se realiza la agrupación de la deuda de un determinado cliente en un documento llamado Boletín de cobro. Este documento contiene la agrupación de recibos de una o distintas pólizas de un mismo cliente que contengan la misma vía de pago y fecha de cobro (fecha de límite de pago). Tanto la vía pago como la fecha de cobro son indicadas al momento de la emisión de la póliza.

Es importante destacar que el cobro de un recibo o boletín no implica ingreso de dinero en caja, sino solamente que dicho recibo o boletín cambia el estado de pendiente de cobro o domiciliado por cobrado. Sin embargo, desde el módulo de cobranzas se permite que el usuario registre el ingreso del cobro en caja si así lo requiere a través de las opciones del registro de cobro.

El cobro de un recibo puede ser de distintas formas:

En efectivo

En cheque

Depósito bancario

Tarjeta de crédito

Cheques a fecha

Intermediario (cargo a cuenta corriente de intermediario)

Cliente (cargo a cuenta corriente del cliente)

Es importante la forma en que son hechos los ingresos para efectos de la contabilización de los mismos.

Dentro de las formas de cobro de recibos mencionadas podemos hacer una división:

Cobros efectuados automáticamente a través de otros módulos:

• Préstamos automáticos, documentados y valores de rescate: son efectuados en el módulo de cartera, a través de transacciones correspondientes al ramo de vida.

Cobros efectuados a través del módulo de cobranzas:

• En efectivo: Indica que el cobro se recibe mediante un pago en efectivo. Se realiza el ingreso en caja si esta es la opción de instalación elegida.

• En cheque: Indica que el cobro se recibe mediante un pago en cheque. Se realiza el ingreso a caja, si esta es la opción de instalación elegida.

• En cheque a fecha: Indica que el cobro se recibo mediante un pago en cheque a fecha. Se realiza el ingreso a caja, si esta es la opción de instalación elegida.

• Depósito bancario : Indica que el cliente depositó la prima en una cuenta corriente de la compañía aseguradora, lo cual es comprobado con la presentación del comprobante de depósito. Se realiza el ingreso a caja, si esta es la opción de instalación elegida.

• Con tarjeta de crédito: Indica que el cobro será hecho a través de una tarjeta de crédito. Se realiza el ingreso a caja, si esta es la opción de instalación elegida.

• Intermediario (cargo a cuenta corriente de intermediario): indica que el cobro del recibo es cargado a la cuenta corriente del intermediario.

• Cliente (cargo a cuenta corriente del cliente): indica que el cobro del recibo es cargado a la cuenta corriente de su titular.

Extorno de comisión

Se denomina extorno de comisión a la devolución total o proporcional, que debe efectuar quien ha recibido la comisión (agente o intermediario), a consecuencia de la anulación o modificación de una póliza respecto a la cual se habían liquidado comisiones a su agente. La restitución corresponde a la comisión sobre la prima no devengada (o no consumida) efectivamente.

La anulación y la modificación de una póliza de seguros, o el reemplazo de la misma, pueden dar lugar a que el asegurador reintegre o devuelva una parte de la prima cobrada de antemano al asegurado, en atención al tiempo en que quedará sin vigencia la póliza (al anularla antes de su fecha de vencimiento), o por diferencia en el costo de la prima, al reducir el capital asegurado dentro de la vigencia establecida o eliminar coberturas.

Dinero a cuenta (pago parcial)

Es posible que en determinado momento un cliente tenga uno o varios recibos pendientes de pago y que éste no disponga del importe total de la prima. En este caso el cliente tiene varias opciones de pago, una de ellas es "pago a cuenta" donde se cancela parte de la prima a fin de evitar la anulación del recibo y por ende la anulación de la póliza.

VisualTIME  permite el "cobro parcial" de la prima, e incluso permite realizar el cobro de intereses de mora asociados a un recibo. Esto se realiza por la transacción normal de "cobro" indicando por una parte el importe cobrado correspondiente a prima y en forma separada el importe correspondiente a intereses de mora o gastos.

Es importante señalar que VisualTIME  deja diferenciado el importe cobrado de prima del importe cobrado por concepto de intereses de mora o gastos, esto permite realizar los asientos contables correspondientes a cada uno de los conceptos.

En la impresión de recibos, se podrá visualizar el saldo pendiente del mismo, esto es con el objeto de que se pueda diferenciar fácilmente el importe original del recibo y el saldo pendiente del mismo.

Cuando se realiza el cobro del saldo del recibo, éste pasa automáticamente a "cobrado".

Moneda del cobro

La cobranza normalmente se realiza en la moneda en la que ha sido emitido el recibo. En el caso de que la cobranza se realice en una moneda diferente, el sistema aplica el factor de cambio de esa moneda vigente a la fecha de efecto del recibo en tratamiento. El usuario puede modificar el factor de cambio a aplicar, en el módulo de mantenimiento del sistema.

En el caso de "pagos parciales" el saldo del recibo queda afectado en base al dinero correspondiente en la moneda del recibo. Por ejemplo: Se tiene un recibo de US$ 2,000 y se realiza un pago a cuenta (parcial) de S/.100. El factor de cambio a aplicar para el momento del cobro es de S/.2.11 por dólar (es el factor de cambio vigente a la fecha de efecto del recibo), por lo tanto el cobro corresponde a US$ 47.39 y el saldo del recibo después del cobro es de US$ 1,952.61.

Diferencias

Es una forma de pago utilizada por el sistema cuando sobra o falta dinero en un cobro. Si sobra o falta una pequeña cantidad (dentro de un rango de "tolerancia" especificado en las opciones de instalación) este importe se refleja en la cuenta corriente de la empresa (en cuentas de ganancias, pérdidas o resultado), si falta un importe mayor al indicado en la tolerancia, no se termina de realizar el cobro hasta que el dinero faltante sea ingresado y si sobra dinero se le acredita al cliente correspondiente en su cuenta corriente.

Otros cobros

En este módulo también se permite el ingreso de dinero cuyo concepto de ingreso es distinto de primas. Esto quiere decir, que tanto los ingresos operacionales como los no operacionales se hacen desde este módulo, utilizando específicamente la secuencia de cobranzas para este fin.