Título
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Descripción
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Moneda
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Código de la moneda en la que se lleva la contabilidad de esta compañía.
Todas las transacciones contables se hacen en esta única moneda.
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Ejercicio
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Número de ejercicios o cierres anuales que tiene la compañía
contable en tratamiento.
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Comprobante
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Indica el siguiente número a utilizar para la numeración
automática de los asientos o comprobantes. Al instalar la compañía
contable, este número indica el número inicial de la parte
consecutiva del número oficial de asiento. Es actualizado por el
sistema y una vez instalada la compañía y registrados asientos
el usuario no puede modificar su contenido.
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Fecha de inicio de la compañia contable
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Indica la fecha de inicio de la compañía contable. Trae por
defecto la fecha de opciones de instalación de contabilidad, pero
puede ser modificada por el usuario solo cuando la compañía
en tratamiento no tenga movimientos.
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Copiar catálogo
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Al estar marcado este campo, se indica que se desea copiar el catálogo
de cuentas de una compañía contable existente para la que
se está instalando. Al marcar el campo, se muestra una lista de
las compañías contables registradas en el sistema para que
el usuario seleccione la que desea copiar.
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Actualización de saldos
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Al seleccionar este campo, indica que los asientos que cuadren y que correspondan
al mes contable en curso, actualizarán inmediata y automáticamente
el saldo de las cuentas involucradas. Si no se selecciona este campo, el
saldo de las cuentas sólo se actualizará al momento del cierre
del mes.
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Si se está actualizando, sólo se selecciona este campo si
el saldo de las cuentas asociadas es diferente de cero, es decir, la compañía
posee movimientos para el período contable en tratamiento.
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NOTA: Si se selecciona este campo, se tiene como ventaja que el
cierre contable es mucho más breve, ya que el programa batch que
lo ejecuta tiene que leer menos registros. La desventaja es que en ese
caso no se permiten modificar o borrar los asientos que ya estaban introducidos,
si no que es necesario que el usuario haga asientos inversos.
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Asientos sobre meses cerrados
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Si se selecciona este campo, indica que se permitirá realizar asientos
contables sobre meses cerrados, reabriéndolo (ese mes y todos los
que se hayan cerrado posteriormente a esa fecha). El usuario recibirá
un mensaje de advertencia para indicarle que está realizando un
movimiento sobre un mes cerrado. Se recomienda no seleccionar este campo
y si eventualmente hace falta, modificar temporalmente su valor.
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Estructura contable
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En estos campos (7) se define la estructura del código contable,
colocando la cantidad de dígitos que tiene cada uno de los niveles
que lo conforman. La estructura del código contable puede tener
hasta siete (7) niveles.
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Por ejemplo, si se tiene un código estructurado de la siguiente
manera: 1-02-01-0000 se colocan los siguientes valores:
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NIVEL-1 = 1
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NIVEL-2 = 2
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NIVEL-3 = 2
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NIVEL-4 = 4
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(Los tres niveles restantes quedan en blanco - sin uso).
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La longitud total de la cuenta contable no puede exceder a 20 caracteres
(los auxiliares son adicionales).
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No se podrá modificar la estructura, si existen cuentas para la
compañía en tratamiento.
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En estos campos (3) se define la estructura del código de unidad
organizativa, colocando la cantidad de dígitos que tiene cada uno
de los niveles que lo conforman. La estructura de la unidad organizativa
puede tener hasta tres (3) niveles.
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Por ejemplo, si se tiene un código estructurado de la siguiente
manera: 1-2-01 se colocan los siguientes valores:
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NIVEL-1 = 1
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NIVEL-2 = 1
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NIVEL-3 = 2
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La longitud total de la unidad organizativa no puede exceder a 8 caracteres.
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No se podrá modificar la estructura si existen unidades para la
compañía en tratamiento.
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Año contable
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Indica la fecha inicial del año contable. Esta fecha es calculada
y mostrada por el sistema basándose en el período contable
de las opciones de instalación de contabilidad (opt_ledger). Es
actualizada por el proceso de cierre contable cada vez que se realice un
cierre definitivo de año contable.
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Si se está actualizando, no se posiciona en este campo si la compañía
tiene movimientos para el año contable en tránsito.
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Indica la fecha final del año contable. Esta fecha es calculada
y mostrada por el sistema en base a la fecha inicial del año contable
y el usuario no puede cambiar su contenido. Esta fecha es actualizada por
el proceso de cierre contable cada vez que se realice un cierre definitivo
de año contable.
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Mes contable
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Indica la fecha inicial del mes contable. Esta fecha es actualizada por
el proceso de cierre contable cada vez que se realice un cierre definitivo.
En este campo el sistema muestra por defecto la fecha de inicio del año
contable.
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Si se está actualizando, no se posiciona en este campo si la compañía
tiene movimientos para el mes contable en tránsito.
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Indica la fecha final del mes contable. Esta fecha es actualizada por el
proceso de cierre contable cada vez que se realice un cierre definitivo.
Esta fecha es calculada en base a la fecha inicial del mes contable. Es
mostrada por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.
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Cuenta de Resultado
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Indica el código de la cuenta que se afecta para reflejar la utilidad
de la compañía. Este campo es usado por el sistema cuando
se hace el cierre del período. En ese proceso, el sistema calcula
los beneficios o pérdidas y los coloca (si los hubo) en esta cuenta.
Esta es la cuenta que aparece en el estado de ganancias y pérdidas.
Si su saldo es negativo la empresa obtuvo beneficios. Cuando se esté
incluyendo o modificando se valida que el tipo de cuenta sea de ingreso
o variado de ingresos/gastos.
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NOTA: Al momento de incluir una compañía contable
este número no debe validarse ya que para ese momento (de creación
de la compañía contable), no ha sido creado el plan de cuentas.
Es imprescindible que se coloquen las cuentas de resultado después
de crear el maestro de cuentas, ya que hay programas batch que las actualizan.
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Esta cuenta también refleja el resultado de la compañía,
pero pertenece a los pasivos, por lo tanto su saldo es deudor. Esta es
la cuenta que aparece en el balance general. Su saldo se actualiza conjuntamente
con la cuenta de resultado del estado de ganancias y pérdidas. Cuando
su saldo es positivo la empresa ha obtenido beneficios. Cuando se esté
incluyendo o modificando se valida que el tipo de cuenta sea de pasivo
o variado de balance general.
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NOTA: Al momento de incluir una compañía contable
este número no debe validarse ya que para ese momento (de creación
de la compañía contable), no ha sido creado el plan de cuentas.
Es imprescindible que se coloquen las cuentas de resultado después
de crear el maestro de cuentas, ya que hay programas batch que las actualizan.
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