Función general

Actualiza (crear, actualizar, consultar y eliminar) el archivo maestro de cuentas contables con las que va a trabajar la compañía. Esta opción será utilizada masivamente cuando se comience la operación del módulo de contabilidad, para la creación del plan de cuentas. También se utilizará cuando se creen nuevas cuentas o cuando se necesite actualizar o consultar alguna de las cuentas ya existentes.

Acciones de menú

• Registrar: Permite crear una nueva cuenta.

• Consultar: Permite consultar una cuenta contable, dando el código de cuenta.

• Actualizar: Permite modificar una cuenta contable.

• Eliminar: Permite eliminar una cuenta contable.

Información técnica

Formato: Página

Páginas asociadas
CP002_k	Clave para actualización de cuentas
CP002	Actualización de cuentas

Efecto

Se crea o actualiza un registro en el archivo de cuentas contables (ledger_acc).

Si se trata de una eliminación de cuenta, se debe verificar que la cuenta no tenga saldo, que no tenga niveles inferiores registrados y que no tenga información asociada (acc_lines, bal_histor, budget_amo, cash_acc, curr_acc). Si cumple con alguno de los anteriores no se podrá eliminar la cuenta físicamente.

Por norma general se crea sólo un registro en el archivo de cuentas, pero puede ser más de uno si se elige la opción de creación de auxiliares. Entonces, se creará una cuenta por cada valor que tenga el auxiliar seleccionado. Por ejemplo, si se pidió que el auxiliar fuera la zona y en la tabla de zonas hay 10 zonas registradas, entonces se crearán 10 cuentas (a parte del registro que se creó en el archivo de cuentas al indicar que esa cuenta tenía auxiliar), cada una con el auxiliar correspondiente a cada código de sucursal registrada. Para simplificar, si se creó la cuenta 1-01-01 y a esta se le dijo que tenía como auxiliar la zona y en la tabla de zonas hay tres zonas registradas, al consultar el catálogo de cuentas aparecería lo siguiente:

 

Cuenta	Auxiliar	Descripción
1-01-01		Cuenta- prueba
1-01-01	01	Cuenta-prueba/Zona 1
1-01-01	02	Cuenta-prueba/Zona 2
1-01-01	03	Cuenta-prueba/Zona 3

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Clave para actualización de cuentas

(CP002_k)

Función

Solicita la información clave de la cuenta contable a registrar o actualizar.

Notas para el programador

El campo Auxiliar solo se habilita si la cuenta ingresada es de último nivel, en casos contrarios el campo se encuentra inhabilitado.

Campos

Título	Descripción
Selección de compañía contable	Permite seleccionar la compañía contable. Se muestra al utilizar el botón de búsqueda que se encuentra en la ventana. Una vez seleccionada la compañía contable, la descripción de esta se muestra al lado de dicho botón.
Cuenta	Es un campo alfanumérico correspondiente al código de la cuenta contable. El sistema verifica que este código corresponda con la definición de la estructura del código contable realizado a nivel de la pantalla de instalación de compañías (ya explicada en este documento).
Auxiliar	Código auxiliar que complementa el código de cuenta. Al incluir información en este campo, se coloca por defecto "Manual" en el campo "Creación del auxiliar". Si la acción es "consultar", no se debe posicionar en este campo.

Validaciones

 

Campo	Descripción	Error/adv
Cuenta	Debe estar lleno	36017
	Si la acción es "registrar", el código indicado no debe estar registrado en el archivo de cuentas contables	36020
	Si la acción es "registrar", se verifica que el código indicado corresponda a la estructura de código contable establecido para la compañía	36019
	Si la acción es "registrar", se verifica que el nivel anterior de la cuenta esté registrado en el sistema, siempre y cuando la cuenta a incluir no pertenezca al primer nivel. Por ejemplo, si se va a crear la cuenta 1-00-01, VisualTIME verifica que exista la 1-00	36018
	Si la acción es "eliminar", el saldo de la cuenta debe ser igual a cero	36032
	Si la acción es "eliminar", la cuenta no debe tener cuentas de niveles inferiores	36033
Auxiliar	Si la acción es "registrar", la combinación de los campos cuenta + auxiliar no debe estar registrada en el archivo de cuentas contables	36020
	Si la acción es "registrar", no se debe permitir asociar auxiliares si la cuenta no es de último nivel	36115
	Si la acción no es "registrar", la combinación de cuenta + auxiliar debe estar registrada en el archivo de cuentas contables	36021

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Actualización de cuentas

(CP002)

Función

Solicita la información de la cuenta contable a registrar o actualizar.

Campos

Título	Descripción
Tipo	Tipo de cuenta contable en tratamiento. Cuando la transacción es registrar o modificar, el sistema verifica que este campo tenga algún valor. Cuando se está registrando una cuenta nueva de un nivel diferente al primero, el sistema muestra el tipo de cuenta asociado a la cuenta del nivel inmediatamente superior. Valores posibles según tabla 285. Los primeros cinco valores son autoexplicativos. Los dos últimos sólo se usan cuando una cuenta (usualmente de primer o segundo nivel) agrupa a subcuentas de distinto tipo, por lo que ella no pertenece realmente a ninguno de los tipos enunciados. Las cuentas de tipo variado pueden darse tanto para las cuentas de tipo activo/pasivo como para las cuentas de tipo gastos/ingresos por lo tanto se tienen dos tipos de variados. En un grupo se tienen las que agrupan a las cuentas que van en el Balance de Situación (B) y en otro grupo se tienen las cuentas que van en el Estado de Ganancias y Pérdidas (V).  Al modificar este campo, podrá ser cambiado solamente si la cuenta no posee movimientos; es decir, no ha tenido ni créditos ni débitos.
Presupuesto	Al seleccionar este campo se indica que la cuenta en tratamiento tendrá asignada un presupuesto.  NOTA: Es posible que se defina presupuesto para una cuenta, aunque no corresponda a una cuenta contable de detalle. En otras palabras, una cuenta contable que agrupa a otras cuentas puede tener un presupuesto definido. En ese caso no se puede definir presupuesto para las cuentas de más detalle.
Descripción	Contiene la descripción (título o texto) del código contable.
Unidad Organizativa	Al seleccionar este campo se indica si la cuenta en tratamiento requiere que se indique la unidad organizativa cada vez que se le haga un asiento. Si el usuario no lo selecciona, entonces la unidad organizativa no es aceptada al momento de hacer los asientos.
Creación de Auxiliar	Mediante este campo el sistema ayuda al usuario en la creación de auxiliares típicos predefinidos. Por ejemplo, si se necesita un auxiliar por código de sucursal, o por ramo, o por código de intermediario, etc., basta con que el usuario indique en este campo el tipo de auxiliar a crear. El sistema crea automáticamente las cuentas auxiliares del mismo tipo que la cuenta "madre". El código correspondiente al auxiliar se coloca automáticamente después del último nivel de la cuenta (en un campo aparte). Valores posibles según tabla 286. Los códigos de los auxiliares son tomados de las siguientes tablas:  Sucursal: Tabla de sucursales .  Ramo: Tabla de ramos CONTABLES (no confundir con la tabla de ramos del Módulo de Pólizas).  Intermediario: Tabla de intermediarios del módulo respectivo .  Banco: Tabla de bancos (interna) del módulo de Caja y Bancos .  Departamento: Tabla de departamentos .  Co/reaseguradores: Tabla de compañías de Co y Reaseguro. Moneda: Tabla de monedas. Moneda/Sucursal: combinación de las tablas de moneda y sucursales del sistema (en ese orden). Moneda/Sucursal/Ramo: combinación de las tablas de moneda, sucursales y ramos comerciales del sistema (en ese orden). Co-Reasegurador/Moneda: combinación de las tablas de compañías de co-reaseguro y monedas del sistema (en ese orden). Moneda/Co-Reasegurador: combinación de las tablas de monedas y de compañías de co-reaseguro (en ese orden). Ramo/Sucursal/Moneda: combinación de las tablas de ramos comerciales, sucursales y monedas (en ese orden). Ramo/Moneda: combinación de las tablas de ramos comerciales y monedas del sistema (en ese orden). Co-Reasegurador/Ramo/Moneda: combinación de las tablas de compañías de co-reaseguro, ramos comerciales y monedas del sistema (en ese orden). NOTA: Si la opción de "creación de auxiliares" se usa al modificar una cuenta que ya tenía auxiliares, VisualTIME no modifica los auxiliares existentes sino que se limita a añadir los códigos que se encuentran en la tabla original y no tienen auxiliar.
Ajuste por diferencia cambiaria	Al seleccionar este campo se indica que la cuenta permite ajuste por diferencia cambiaria.
Bloquear
Débitos	Si se selecciona este campo no se contabilizarán débitos en la cuenta en tratamiento.
Créditos	Si se selecciona este campo no se contabilizarán créditos en la cuenta en tratamiento.
Total
Débitos	Indica el importe total de débitos que se le han realizado a la cuenta, en el último mes contable, sólo cuando la actualización de saldo inmediato este activada. Este campo es mostrado por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.
Créditos	Indica el importe total de créditos que se le han realizado a la cuenta, en el último mes contable, sólo cuando la actualización de saldo inmediato este activada. Este campo es mostrado por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.
Balance	Es el saldo de la cuenta correspondiente al último mes contable, sólo cuando la actualización de saldo inmediato esté activada. Este campo es mostrado por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.
Parte repetitiva
Niveles superiores	Es estos campos el sistema muestra automáticamente el código y descripción de los niveles superiores que contienen a la cuenta en tratamiento. Son campos mostrados por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.

Validaciones

 

Campo	Descripción	Error/adv
Tipo	Se debe introducir el tipo de cuenta	36022
	Si la cuenta no corresponde al primer nivel de estructura, el tipo debe ser compatible con el de la cuenta inmediatamente superior	36024
	Se utiliza el siguiente cuadro de comparación:   Tipo de la Cuenta que se está validando Posibilidades del tipo de la cuenta superior 1-Activo  1. Activo 5. Variado de cuentas de Balance General 2- Pasivo  2. Pasivo  5. Variado de cuentas de Balance General 3-Ingresos  3. Ingresos  6. Variado de cuentas de Ganancias y pérdidas 4- Gastos  4. Gastos  6. Variado de cuentas de Ganancias y pérdidas 5-Variado (Balance)  5. Variado de cuentas de Balance General 6-Variado (Gan/per)  6. Variado de cuentas de Ganancias y pérdidas
	En caso de que se pueda modificar este campo y la cuenta tenga niveles inferiores, se envía un mensaje de advertencia y se actualizan los tipos de las cuentas inferiores	736017
Descripción	Debe estar lleno	36025
Presupuesto	Sólo puede ser seleccionado si la cuenta es de ingresos o gastos	36034
	Si la cuenta de nivel superior  tiene presupuesto asignado, no se le debe asignar a las cuentas de niveles más bajos	36103
Creación de auxiliar
	Debe estar lleno	36028
	Si la cuenta ya tiene auxiliares, debe ser del mismo tipo de los ya existentes	55991