Actualización de asientos contables

Función general

Incluye, modifica, consulta o elimina asientos contables. Es la transacción más utilizada del módulo de Contabilidad y Presupuesto.
También permite la generación de "reversos" de asientos: asientos iguales a uno indicado como original, pero con los débitos y créditos intercambiados.
En esta ventana se presenta información general del asiento y de cada una de las líneas que lo componen con sus datos.

Acciones de menú

Información técnica

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Datos del asiento

(CP005_k)

Función

Permite capturar la información básica de un asiento contable.

Efecto

Se incrementa el numerador correspondiente al número de asiento interno.

Notas para el programador

Si la compañía está instalada con la opción de actualizar saldos inmediatamente seleccionada, no se pueden modificar o eliminar comprobantes, a menos que no estuviesen "cuadrados" (Err. 36043).

Campos

Título

Descripción

Aceptar descuadres 
Si esta opción está activa, se pueden guardar comprobantes que no cuadren en el sistema (obviamente no se permite que afecten el saldo de las cuentas). Si la opción no está activa, y un comprobante que no cuadra es introducido, el sistema no permitirá que se guarde. Se recomienda activarla, de manera que si por alguna circunstancia se debe interrumpir la carga de un comprobante sin haber terminado, el sistema permita guardarlo, y así terminar su introducción posteriormente. 

Meses futuros
Si esta opción está activa, se aceptan asientos correspondientes a meses futuros (o sea, posteriores al mes contable en proceso). Si la opción no está activa sólo se pueden hacer asientos sobre el mes en proceso, o anteriores si se activó la opción de "Asientos sobre meses cerrados", en la ventana de instalación de compañías contables. Se recomienda activarla. Si esta opción está activa y se hace un asiento a un mes futuro, el mismo no actualiza el saldo de la cuenta en forma inmediata aunque así lo indique la opción correspondiente (será tomado en cuenta posteriormente, cuando se llegue al mes en cuestión).

Cuadre automático
Si esta opción está activa el sistema tratará de facilitar el trabajo del usuario poniendo automáticamente un importe de crédito o un débito según haga falta para que el comprobante cuadre, desde la segunda línea en adelante. Si el usuario quiere, puede cambiar la cantidad y seguir registrando líneas. 

Repetir descripción
Un comprobante tiene varias líneas. Cada línea puede tener una descripción. Si esta opción se activa, el sistema automáticamente copia la descripción de la línea anterior sobre cada línea que se esté introduciendo. 

Fecha
Es la fecha en la que se hace efectivo el asiento. Todas las líneas del asiento toman efecto en esta fecha.

Procesado
Este campo es mostrado por el sistema (el usuario no puede modificarlo) e indica si el asiento en cuestión ya fue tomado en cuenta para algún mes contable (en otras palabras, ya ha afectado el saldo de la cuenta). 

Número de asiento 

    Interno
Es el número de interno que identifica al asiento. Este número es asignado por el sistema de manera automática cuando se está registrando información. Esta asignación se realiza en base a un numerador creado para este fin. 

    Oficial
Es un número oficial que identifica al asiento. El usuario sólo podrá posicionarse en este campo cuando la acción es consultar y el asiento ya ha sido procesado (ya se ha ejecutado el cierre contable para este período y éste número ha sido asignado para el asiento en tratamiento). En este campo no se muestra ninguna información cuando la acción es registrar. 

Total

    Débitos
Cada vez que se introduce una nueva línea a un comprobante, el sistema muestra en este campo el total de débitos que se le ha registrado al asiento hasta el momento. Es mostrado por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido. 

    Créditos
Cada vez que se introduce una nueva línea a un comprobante, el sistema muestra en este campo el total de créditos que se le ha registrado al asiento hasta el momento. Es mostrado por el sistema y el usuario no puede cambiar su contenido.

Validaciones

Campo

Descripción

 Error/adv

Asiento 
Si la acción no es "registrar", debe existir un asiento con este número 
 36042

Fecha
Debe estar lleno 
 36044
Si la opción de "meses futuros" no está activa, el sistema no permite que se registren asientos con fecha correspondiente a meses ya cerrados 
 07057
Si la opción de "meses futuros" está activa, el sistema permite que se registren asientos con fecha correspondiente a meses ya cerrados, enviando una advertencia 
 36128

.

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Líneas de un asiento

(CP005)

Función

Permite registrar y actualizar las líneas de un asiento contable previamente indicado.

Efecto

Cuando se está registrando o actualizando se crean registros en el archivo de comprobantes (uno por cada comprobante en la tabla acc_transa) y en el de líneas de comprobantes (uno por cada línea de un comprobante en acc_lines).
Dependiendo de como está instalada la compañía, es posible que actualice los saldos de la cuenta (archivo de cuentas "ledger_acc" y archivo de saldos "bal_histor") en forma inmediata, o que no lo haga en absoluto (en ese caso la actualización es realizada posteriormente por un programa batch).
La numeración de comprobantes se incrementa, cada vez que se "registra" un nuevo comprobante.
Si se realiza un asiento sobre un mes cerrado y la compañía contable lo permite, se debe reabrir el mes donde se ejecuta el asiento contable y los meses posteriores que estén cerrados (en el archivo de compañías contables "led_compan" se actualizan las fechas de inicio y fin del período contable; en el archivo de cuentas contables "ledger_acc" se actualiza el balance, importe de débitos y créditos; en el archivo de saldos históricos "bal_histor", se deben eliminar los registros correspondientes a los meses que se reabren y en el archivo de asientos contables "acc_transa", se debe actualizar el indicador de mes procesado con un valor negativo).

Notas para el programador

Al aceptar la información de esta ventana, se debe validar lo siguiente:
  • El importe total de débitos debe ser igual al importe total de créditos, en caso de no ser así y la opción de "aceptar descuadres" NO se encuentra activa, se envía un mensaje de ERROR (36057)
  • El importe total de débitos debe ser igual al importe total de créditos, en caso de no ser así y la opción de "aceptar descuadres" se encuentra activa, se envía un mensaje de ADVERTENCIA (36058)

    • Campos

    Título

    Descripción

    Descripción
    Texto descriptivo general asociado al asiento.

    Notas
    Si se selecciona este campo el sistema debe ejecutar la ventana que permite incluir un texto libre adicional que describe con mas detalle el asiento en tratamiento.

    Parte repetitiva 

      Sel
    Esta columna es utilizada sólo en caso de "modificar" y "eliminar". Indica los elementos a ser procesados en la transacción. 

      Línea
    Es un número correlativo correspondiente a la línea del asiento en tratamiento. Es mostrado por el sistema en forma automática y el usuario no puede cambiar su contenido. 

      Cuenta
    Código de cuenta contable que quedará afectado por la línea del asiento. En caso de "Registrar" una nueva línea al asiento el usuario debe incluir en este momento el código de la cuenta respectivo. Debe ser incluido por el usuario sólo cuando la acción corresponde a "registrar". (Ver tabla de cuentas contables, ledger_acc). 

      Auxiliar
    Complemento del código de cuenta. En caso de "Registrar" una nueva línea al asiento el usuario debe incluir en este momento el código, correspondiente (en caso que sea requerido). Debe ser incluido por el usuario sólo cuando la acción corresponde a "registrar". (Ver tabla de auxiliares, aux_account), si la cuenta tiene auxiliar. 

      Descripción
    Debe incluirse en este campo una breve descripción asociada a la línea que se está tratando. Si la opción de "Repetir descripción" se encuentra activa, el sistema muestra la descripción colocada en la línea anterior y el usuario puede cambiar su contenido, si así lo desea. 

      Notas
    Cuando se selecciona este icono se debe mostrar la ventana que permite incluir un texto libre descriptivo asociado a la línea del asiento.

      Unidad
    Centro de costo o unidad organizativa. El uso de este campo depende de la forma de definir los centros de costo para la empresa usuaria. (Ver tabla de unidades organizativas o centros de costo, tab_cost_c). 

      Importe

        Débito
    Es el importe correspondiente al "DEBE" con el que quedará afectada la cuenta en tratamiento. De contener algún valor, el campo correspondiente al "HABER" debe estar en cero. La cuenta debe aceptar débitos, en caso contrario el sistema impide que se incluya algún valor en este campo

        Crédito
    Es el importe correspondiente al "HABER" con el que quedará afectada la cuenta en tratamiento. De contener algún valor, el campo correspondiente al "DEBE" debe estar en cero. La cuenta debe aceptar créditos, en caso contrario el sistema impide que se incluya algún valor en este campo. 

      Moneda
    Moneda original de la línea del asiento. El sistema muestra por defecto la moneda de la compañía contable, en caso de de que la compañía no tenga moneda asociada se muestra la moneda. Valores posibles según tabla 11.

      Documento
    Los siguientes datos darán las especificaciones del documento involucrado en el asiento. No son de entrada obligatoria, pero si se coloca información en uno de ellos, se deberá incluir información en todos. 

        Tipo
    Código del tipo de documento que se está registrando. Valores posibles según tabla 288.

        Número
    Corresponde al número de documento asignado.

        Fecha
    Es la fecha de emisión del documento. 

      Cliente
    Cuando se trata de registrar el asiento donde queda afectada una persona (natural o jurídica), deberá ser introducido su código de identificación. No es de entrada obligatoria. Si la persona no está registrada en la base de datos, el sistema presenta las ventanas para su registro. Este campo resulta útil para la contabilización de transacciones que deben ser reportadas al fisco nacional. En caso de existir, el sistema muestra el nombre del cliente a la derecha de este campo

    Validaciones

    Campo

    Descripción

     Error/adv

    Descripción
    Debe estar lleno 
    		 36046

    Cuenta-Auxiliar 
    Si la acción corresponde a "registrar", la combinación de cuenta-auxiliar debe estar registrada en el archivo de cuentas contables 
    		 36021
    Si la acción es registrar, no deben existir cuentas de nivel inferior a éste 
    		 36048

    Unidad
    Si tiene valor, se debe verificar que el indicador de "unidad organizativa" del archivo de cuentas esté seleccionado 
    		 36052
    Si no tiene valor, se debe verificar que el indicador de "unidad organizativa" del archivo de cuentas no esté seleccionado 
    		 36051

    Importe-Débito
    Si tiene valor, el indicador de "bloquear débito" de la cuenta no debe estar seleccionado 
    		 36053
    Si la unidad organizativa tiene valor, el indicador de "bloquear débito" de la unidad organizativa no debe estar seleccionado 
    		 36055

    Importe-Crédito 
    Si tiene valor, el indicador de "bloquear crédito" de la cuenta no debe estar seleccionado 
    		 36054
    Si la unidad organizativa tiene valor, el indicador de "bloquear crédito" de la unidad organizativa no debe estar seleccionado 
    		 36056

    Débito-Crédito
    Sólo uno de los dos campos debe tener valor 
    		 36059

    Moneda
    Debe estar lleno 
    		 10107

    Documento
    Si se introduce el número, tipo o fecha, se deben introducir los tres campos 
    		 36060