Estructura del código contable

Cada cuenta contable lleva asociado un código para su identificación (código contable o código de cuenta). Este está subdividido en niveles para efectos de totalización o agregación. Por ejemplo, en el siguiente plan de cuentas:

61 Gastos de personal

61-0 Sueldos y salarios

61-0-0 Remuneraciones fijas

61-0-1 Remuneraciones eventuales

61-0-2 Gastos de viaje

61-6 Transporte del personal

61-6-0 Servicio propio

61-6-1 Servicio de otras empresas

61-7 Seguridad social a cargo de la empresa

Las cuentas 61-0-0, 61-0-1 y 61-0-2 se suman y totalizan en la 61-0. Igualmente, la 61-6-0 y la 61-6-1 totalizan en 61-6; y la 61-0, 61-6 y 61-7 se totalizan en la 61.

En el ejemplo, la estructura tiene tres niveles. El primero es de dos dígitos (cuenta 61), el segundo nivel tiene un dígito (que, junto con el nivel anterior forma la cuenta 61-0, 61-6 y 61-7), y el tercer nivel tiene un dígito. La longitud total del código contable en el plan de cuentas del ejemplo sería entonces de cuatro dígitos (2+1+1).

NOTA: El ejemplo mostrado corresponde a un plan de cuentas europeo, en el cual un código como el 61-0-0 es un subcódigo de la cuenta 61-0. Este tipo de codificación no ocurre en América Latina.

VisualTIME permite definir la estructura del código contable con un máximo de siete niveles y una longitud total 20 caracteres. Además, independientemente de la definición establecida, los programas no requieren de modificaciones.

El sistema valida que la creación de las cuentas se haga en un orden lógico (para crear la cuenta 61-0 debe existir la cuenta 61).

Además de la estructura explicada, VisualTIME permite la utilización de un código "auxiliar" como complemento del código de cuenta. El código auxiliar tiene 6 dígitos y, cuando es utilizado, es el último nivel de detalle del código de cuenta.

Asientos manuales y asientos automáticos

Los asientos se pueden realizar de dos maneras: en línea (en la forma llamada manual) y en batch (en forma automática). Los asientos que se realizan en forma automática son los que provienen de las siguientes transacciones:

Emisión de nueva producción, endosos (suplementos) y renovación.

Anulación de pólizas y/o recibos.

Cobro de primas (y reverso de cobros).

Devolución de primas.

Apertura de reservas de siniestros.

Pago de siniestros: indemnizaciones, peritos, etc.

Recobros y salvamentos de siniestros.

Cuentas de los intermediarios: comisiones, pagos, subvenciones, etc.

Coaseguro y reaseguro (a partir de las cuentas corrientes y de las cuentas técnicas).

Cheques del módulo de Caja y Bancos (a partir de los códigos contables entrados por el usuario al solicitar el cheque).

Las cuentas contables que son afectadas en cada una de estas transacciones son definidas en una tabla (tabla de asientos automáticos), y son modificables sin necesidad de cambiar los programas. Esto permite una fácil adaptación a los criterios contables utilizados en la empresa.

Los asientos automáticos representan un gran porcentaje de la totalidad de los asientos de una compañía de seguros, pero indudablemente no constituyen la totalidad. Hay una gran cantidad de asientos (nómina, depreciación, compras varias, etc.) que deben ser introducidos por el usuario en la forma tradicional. Para ello, VisualTIME ofrece la opción de "introducción de asientos".

Los asientos contables automáticos se pueden realizar con la periodicidad que se desee (diaria, semanal, quincenal, mensual). La diferencia fundamental es el espacio en disco requerido: la frecuencia mensual es la que menos consume pues genera menos asientos

Consideraciones organizativas

Las funciones y la programación del módulo de Contabilidad y Presupuesto son considerablemente más sencillas que las de otros módulos de VisualTIME. Sin embargo, la operación de la aplicación requiere de una organización previa y de un análisis cuidadoso de los procedimientos administrativos relacionados. Entre otras cosas, se recomienda prestar especial atención a los siguientes aspectos:

En el momento de instalar el sistema, un usuario autorizado debe indicar los asientos a realizar en cada tipo de transacción que se contabilice automáticamente. En los países donde ya se ha hecho el proceso de nacionalización, es posible que el sistema incluya una tabla de generación de asientos automáticos, y el usuario debe revisar cuidadosamente el contenido.

Se debe revisar cuidadosamente el flujo de documentos hacia el departamento de contabilidad, haciendo diferencias entre los que provienen de las sucursales y de la oficina principal. Adicionalmente, en aquellos clientes donde esto tenga sentido, se debe hacer diferencia entre sucursales que están usando el sistema y las que mantienen procesos manuales. Se debe evitar que exista duplicación de asientos entre los procesos automáticos y los manuales.

Al comienzo de la operación, se debe revisar el plan de cuentas con el usuario. Normalmente se hace conveniente introducir ciertos cambios. Por ejemplo, es probable que antes de la instalación de VisualTIME se mantengan auxiliares contables para las cuentas corrientes con las empresas de coaseguro, pero al instalar VisualTIME esto se hace innecesario pues ya se mantienen en el módulo respectivo.

Se debe evitar duplicación de funciones entre el módulo de Contabilidad y los demás módulos del sistema. Por ejemplo, el módulo de Intermediarios mantiene y controla las cuentas corrientes de los intermediarios (agentes y brokers), y muchas compañías incluyen estas cuentas dentro de su contabilidad. Lo aconsejable es mantener el detalle en el módulo de Intermediarios, y sólo el total (por todos los intermediarios) en el módulo de Contabilidad. La misma consideración aplica al módulo de Co/reaseguro.

El ciclo contable

Al comenzar la operación del sistema, se deben incluir los saldos iniciales de las cuentas. La manera usual de hacer esto es generar asientos por los saldos iniciales. Una vez introducidos éstos, el usuario debe revisar cuidadosamente y se debe verificar el cuadre. En este momento el sistema está listo para operar (se asume que existen las tablas para asientos contables automáticos).

En la operación de cada mes, se deben ejecutar los asientos contables automáticos con la periodicidad deseada, y se deben listar los asientos generados para que sean revisados por los usuarios. Simultáneamente, los usuarios deben ir registrando los asientos manuales. Los asientos introducidos pueden ser listados mediante el "cuadre de asientos".

Cuando se han introducido todos los asientos de un mes, se puede ejecutar un proceso (opcional) llamado "cierre preliminar", el cual simula el cierre definitivo pero no actualiza los archivos. En base a esto, se producen una serie de listados que permiten la verificación por parte de los usuarios, quienes pueden aún hacer ajustes. Se pueden hacer tantos cierres preliminares como se desee.

Una vez que el usuario autorizado aprueba los resultados del cierre preliminar, se procede a ejecutar el cierre definitivo. Este si actualiza los saldos de las cuentas. Una vez ejecutado, se pueden listar los informes financieros. Se recomienda hacer un respaldo de seguridad del archivo de cuentas y del archivo de asientos antes del cierre definitivo, y guardar la copia durante todo el año en ejercicio.

Cuando ha sido cerrado un mes, se puede impedir (opcionalmente) que se hagan más asientos sobre él o ningún mes anterior a él, a menos que se "reabra" el mes en cuestión. Sin embargo, si aún no se ha cerrado un mes, se pueden hacer asientos sobre los meses siguientes. Por ejemplo, si no se ha cerrado Diciembre 2000 (éste mes usualmente toma más tiempo), se pueden hacer los asientos (manuales y automáticos) sobre Enero 2001, Febrero 2001, etc. Eventualmente, cuando se cierre Diciembre 2000, será posible cerrar los meses siguientes. Estas consideraciones se controlan mediante opciones de instalación para cada empresa que utilice el sistema.

Compañías contables

El sistema permite operar con más de una compañía contable. Por supuesto, los saldos de cada una se mantienen totalmente separados.

Antes de utilizar una compañía, debe ser "instalada". Esto se hace mediante una transacción en línea donde se indican datos básicos como su estructura del código contable, fecha inicial contable, etc.

Al entrar a VisualTIME el sistema asigna la compañía con la cual se trabaja dependiendo del usuario (ver módulo de Seguridad) y todas las transacciones que realice aplican a la compañía seleccionada. Luego, si se desea cambiar de compañía contable se debe ir a la pantalla de selección de compañía y seleccionar la empresa deseada. Para esto, el sistema muestra la compañía contable en la que se está trabajando en cada ventana del módulo y mediante el icono a la izquierda de este campo, se puede cambiar de una compañía contable a otra.

Es usual que se cree una compañía para la operación de seguros de Vida, y otra para seguros generales. Los asientos automáticos (aún provenientes de una misma transacción de seguros) pueden ser dirigidos a las distintas compañías.

Hay ocasiones en que es conveniente instalar "compañías fantasmas" (no corresponden a verdaderas compañías desde el punto de vista legal) para solucionar algún problema contable u operativo. Por ejemplo, en muchos países la legislación establece que la contabilización de las operaciones en moneda extranjera no se puede hacer hasta el final del año, a una tasa de cambio a ser especificada entonces. Muchas empresas recurren entonces a crear una compañía contable ficticia en el sistema, que contiene las transacciones realizadas en una divisa en particular.

Resultados por unidad administrativa

El sistema puede emitir listados analíticos de resultados por unidad administrativa (departamento o sucursal). Para ello es importante que se codifiquen adecuadamente los asientos manuales en el momento de su registro en la base de datos. Los asientos automáticos ya contienen el grado de detalle necesario.

La mejor manera de lograr esto es obligando al usuario a introducir la unidad organizativa en el momento de registrar un asiento a una cuenta determinada. Esto se puede hacer fácilmente activando el indicador adecuado al crear la cuenta en la base de datos.

Comprobantes, asientos y transacciones

La nomenclatura empleada con relación a los asientos difiere ligeramente en las distintas empresas y países, y puede producir una gran confusión. En esta sección se aclara el significado que se da en VisualTIME a los distintos términos.

Un "asiento" es un conjunto de débitos y créditos (movimientos de debe y haber) a dos o más cuentas. La suma de débitos debe ser igual a la suma de créditos. Un "comprobante" es el documento físico que respalda a un asiento. Para efectos de VisualTIME, las palabras "asiento" y "comprobantes" son sinónimos.

Un asiento está compuesto por varias líneas (al menos dos). Cada línea especifica un debe o un haber a una cuenta contable. Las palabras "línea" y "transacción contable" son sinónimas para efectos del sistema.

La numeración de asientos se realiza en dos partes. Inicialmente a todos los asientos se les asigna una numeración interna. Esta numeración es única para cada asiento, pero pudiera tener "huecos" o no ser exactamente consecutiva en un mismo período o mes contable. Por esto, existe una numeración oficial de asientos la cual es exactamente consecutiva para un mismo período o mes contable. Esta numeración es asignada por el proceso de cierre contable, el cual "renumera" los asientos del mes o período que se está cerrando para que queden consecutivos. La numeración oficial está compuesta de dos partes: los primeros dos dígitos corresponden al ejercicio contable (esta numeración es incrementada al final de cada año contable por el proceso de cierre contable) y los seis dígitos restantes son un consecutivo actualizado por el sistema. Al final de cada ejercicio, el sistema reinicializa la numeración consecutiva e incrementa el número de ejercicio. El sistema mantiene los dos números y el usuario podrá realizar las consultas a partir de cualquiera de ellos.

Convención de signos

Para cualquier transacción de VisualTIME donde se refleje los saldos de las cuentas es importante conocer el tratamiento que el sistema realiza para el cálculo de ellos.

En el momento de realizar el cierre, VisualTIME calcula el saldo de las cuentas restando el importe del debe contra el del haber. Esto quiere decir que si una cuenta tiene saldo deudor éste será positivo.

Se tienen dos cuentas de resultado: una para el balance general y otra para el estado de ganancias y pérdidas. En la de ganancias y pérdidas, si hubo beneficio, el saldo de la cuenta es negativo; si hubo pérdida el saldo de la cuenta es positivo (cuenta de tipo ingreso o variado de ganancias y pérdidas). Con la cuenta de resultados del balance general pasa lo contrario. Si hubo beneficio el saldo de la cuenta es positivo. De lo contrario es negativo (cuenta de tipo pasivo o variado de balance general).

Tipos de cuentas

VisualTIME contempla los tipos de cuentas básicos de la contabilidad general: ingresos, egresos (gastos), activos, pasivos y cuentas de orden.

Si una cuenta determinada de alguno de estos tipos tiene subcuentas, estas deben ser del mismo tipo (es decir, una cuenta de activos sólo se puede desglosar en otras cuentas de activos). En algunos países existen cuentas que se desglosan en subcuentas de tipos diferentes. Por ejemplo, una misma cuenta puede incluir un desglose en cuentas de pasivos y activos. Cuando esto ocurre, estas cuentas se conocen como tipo "variado". VisualTIME establece dos tipos de "variados": uno de ellos agrupa cuentas de activos y pasivos, y el otro agrupa cuentas de gastos e ingresos.

Como ejemplo de cuentas de tipo variado que van en el estado de ganancias y pérdidas se tienen:

7 Otros ingresos

7-1 Arrendamientos

7-2 Desgravación fiscal a la exportación

Donde la cuenta 7 vendría siendo de tipo variado, la cuenta 7-1 es una cuenta de ingresos y la 7-2 de gastos. De esta manera, la cuenta de otros ingresos puede agrupar a subcuentas de diferentes tipos.

Como ejemplo para las cuentas del balance general se tiene:

4 Ajustes por periodificación

4-7 Intereses a pagar, no vencidos

4-8 Intereses a cobrar, no vencidos

Donde el tipo de cuenta de la número 4. es "variado" para que se pueda agrupar una cuenta de tipo activo y otra de pasivo.

Moneda

VisualTime considera el manejo de comprobantes en moneda origen y moneda local, es decir,  se puede registrar un asiento afectando la cuenta "x" indicando la moneda origen y el sistema hace la conversión a moneda local, según factor registrado en el sistema a la fecha del comprobante.

Libros de contabilidad

VisualTime permite generar reportes que muestran  información generada en los distintos módulos del sistema (siniestros, primas, reaseguro/coaseguro, comisiones). Estos reportes se han denominado "libros de contabilidad", y muestran una gran cantidad de información almacenada en las tablas del sistema. En algunos países, tales como Chile, estos libros se envían a la SuperIntendencia de Seguros, así que son reportes muy importantes para la compañía.