Aspectos generales

Para los efectos de este manual, y del sistema VisualTIME, se entiende por "financiamiento de primas" la emisión de giros en sustitución de los recibos de prima. El cliente debe un dinero a la empresa aseguradora por concepto de prima. La financiadora hace el pago de contado, y cobra al cliente por plazos. Los recibos (uno o más, de una o más pólizas) se dan como "cobrados", y en cambio aparecen en los efectos por cobrar de la empresa financiadora los giros emitidos en sustitución, los cuales incluyen la totalidad de la prima más los intereses correspondientes al financiamiento acordado.

El financiamiento de primas de seguros es considerado en algunos países como parte integrante del negocio asegurador, y en otros como una operación separada. En muchos países no se permite que las compañías aseguradoras financien la prima.

Cuando el financiamiento no se puede hacer directamente por la compañía aseguradora, es usual la utilización de una compañía financiadora exclusivamente dedicada a este fin, y que funciona con un alto grado de integración a la empresa aseguradora a la cual presta servicios.

Cuando un cliente firma un contrato de financiamiento, subroga muchos de sus derechos en las pólizas financiadas a favor de la empresa financiadora. De esta manera, ya no es libre de anular sus pólizas sin antes notificar a la financiadora, quien además adquiere derechos en caso de que ocurran siniestros (cobrar los giros pendientes antes de indemnizar al cliente).

Necesidad de integración

Existen varias situaciones que evidencian la necesidad de integración entre las empresas aseguradoras y financiadoras, en caso de que sean entidades separadas:

• Si una o más pólizas son financiadas, el asegurador debe conocer este hecho. De lo contrario se corre el riesgo de que algún cliente solicite la anulación de sus pólizas financiadas y se le devuelva la prima, lo cual sería una estafa contra la compañía financiadora.

• Si una póliza financiada sufre una pérdida total, es necesario que, antes de indemnizar a los beneficiarios del siniestro, la empresa aseguradora descuente los giros pendientes (aún si no están vencidos) y se los pague a la financiadora. Si esto no se hace, las posibilidades de la financiadora de cobrar los giros pendientes son bastante remotas. El asunto de si estos giros devengan intereses hasta su vencimiento o hasta la fecha en que fueron pagados es algo que se debe determinar en cada compañía.

• Antes de pagar cualquier siniestro, es necesario verificar si el cliente tiene giros pendientes, ya sea para hacer presión de cobro o directamente descontar su importe. Las razones para hacer esto son obvias.

Ventajas del financiamiento de primas

El financiamiento de primas presenta varias ventajas importantes para las compañías aseguradoras:

La prima se da contablemente por cobrada de inmediato, y se sustituye por giros. Legalmente es mucho más fácil cobrar giros que cobrar recibos de prima.

Se devengan intereses y comisiones en adición a la prima del seguro, normalmente más altos que los que se pueden cargar por pago fraccionado.

Se facilita considerablemente la venta del seguro al hacer más fácil el pago al cliente.

Desventajas del financiamiento de primas

La principal desventaja es que se complican los procedimientos administrativos, y no siempre hay una solución práctica que se pueda aplicar a todos los casos.

Un ejemplo que ilustra este problema y que se suele presentar en todas las empresas que operan con financiamiento es el siguiente: dado que el contrato de financiamiento puede estar financiando más de una póliza, es posible que una de estas pólizas sufra una pérdida total, y que la empresa aseguradora (o financiadora) aspire a descontar la totalidad de los giros pendientes antes de pagar el siniestro. Esto perjudica al cliente pues en muchos casos no llega a recibir ninguna indemnización, y no parece razonable que las primas pendientes (y aún no vencidas) de las otras pólizas sean descontadas del importe del siniestro. La única solución a este problema sería descontar solo la parte correspondiente a la póliza siniestrada, y hacer otro contrato por las otras pólizas. Esto, administrativamente, es poco práctico.

Nociones básicas de matemáticas financieras

El interés simple

El interés es el costo de un préstamo. Si una persona o entidad solicita una cantidad de dinero en préstamo, debe retornarlo pagando además un interés. El cálculo de este interés se puede hacer de varias maneras diferentes, de las cuales la más sencilla e intuitiva es el interés simple.

La fórmula básica utilizada es:

I = P * r * t

Donde: I = Importe de interés

P = Capital principal (cantidad prestada)

r = Tanto por ciento (%) de interés en la unidad de tiempo

t = Tiempo expresado en la unidad en la que está definido el tanto

Si se desea calcular el importe total que el prestatario debe pagar al vencimiento de un préstamo, la fórmula es:

S = Cantidad prestada + interés = P + I = P + (P * r * t) = P * (1 + (r * t))

Ejemplo 1: Una persona solicita un crédito de US$ 350, a devolver en seis meses a un tanto anual del 8%. ¿Cuál es la cantidad que debe devolver?

P = US$ 350.oo

r = 8% = 0.08 anual

t = seis meses = 0.5 años

S = 350 * (1 + (0.08 * 0.5)) = US$ 364.oo

NOTA: En el financiamiento de primas el interés simple es usado sobre todo para calcular los intereses de mora.

Ejemplo 2: Una persona debe pagar el 1 de Enero un giro por un montante de US$ 5,000, pero lo paga 20 días tarde. Si la empresa financiadora cobra 20% anual como intereses de mora, ¿qué cantidad tendrá que pagar?

P = US$ 5,000.oo

r = 20 % = 0.2 anual

t = 20/360 = 0.055 años

S = 5.000 (1 + (0.055 * 0.2)) = US$ 5,055.oo

El redondeo

En matemática financiera tiene mucha importancia establecer el método de redondeo a seguir. La norma general es redondear de forma que pueda pagarse utilizando moneda en curso (ejemplo: US$ se redondea al céntimo, los bolívares se redondean a cinco céntimos y las pesetas a enteros), pero en algunas empresas y/o países se siguen otras costumbres.

Sea cual sea el método utilizado, se puede producir una pequeña inexactitud en cada pago (cuando se trata de un pago a plazos) que en muchos casos se compensa en el pago final o el inicial. De esta manera, aún cuando se haga un acuerdo para financiar mediante cinco pagos iguales, es posible que el último tenga una pequeña diferencia con los anteriores para compensar errores de redondeo. Esto, por supuesto, depende de las políticas de la empresa financiadora.

Interés exacto e interés ordinario

En el ejemplo 2, fue necesario dividir entre 360 para expresar los días transcurridos como fracción del año, para aplicar la fórmula. Algunas empresas usan 360 días (interés ordinario) y otras 365 ó 366 (interés exacto).

Obviamente, el resultado no es el mismo. Usar 360 días favorece al prestamista (la persona o empresa que concede el préstamo), y esto explica por qué el interés ordinario es tan popular.

Ejemplo 3: Determinar los intereses ordinario y exacto de un préstamo de US$ 300,oo a 60 días, con un tanto de interés del 8%.

Ordinario = 300 * 0.08 * 60 / 360 = US$ 4.oo

Exacto = 300 * 0.08 * 60 / 365 = US$ 3.95

Tiempo exacto y tiempo aproximado

En el mundo financiero suelen usarse dos formas diferentes para establecer el número de días de diferencia entre dos fechas. El método más común es el exacto, que consiste en contar exactamente la cantidad de días transcurridos. Es también el método más fácil si se dispone de una computadora o un calculador financiero.

El segundo método es el aproximado, y se basa en el supuesto de que todos los meses consten de 30 días. Al número de meses completos incluidos en el plazo se suma el número exacto de días correspondientes a los meses incompletos.

Ejemplo 4: Hallar los tiempos exacto y aproximado entre el 5 de Marzo y 28 de Septiembre.

Exacto: 26 (Mar)+30 (Abr.)+31(Mayo)+30(Jun.)+31(Jul.)+31(Ago.)+28 (Sep.) = 207 días

Aproximado: 6 meses * 30 + (28-5) = 203 días

La práctica comercial

Obviamente, existen cuatro posibles combinaciones entre las dos formas de interés simple (exacto y ordinario) y las dos de tiempo (exacto y aproximado).

La norma bancaria, usada en general también por las empresas financiadoras es combinar el interés ordinario y el tiempo exacto.

El descuento bancario

En todas las explicaciones y ejemplos anteriores, el cálculo de los intereses se ha hecho en base al importe del préstamo (el valor inicial o actual). En muchas operaciones crediticias, los intereses se descuentan por anticipado, lo que es equivalente a decir que el cálculo de la carga financiera se efectúa en base al montante final.

Las fórmulas empleadas anteriormente varían. Si el prestamista descuenta D = S * d * t, siendo S el valor de vencimiento, d el tanto (%) de descuento y t el tiempo, entonces se puede expresar el valor inicial del préstamo como:

P = S - D = S - S * d * t = S * (1 - d * t)

NOTA: En vez del símbolo "i" se ha usado "d" para destacar la diferencia existente entre interés y descuento.

Ejemplo 5: Repetir el ejemplo 1, suponiendo que en vez de un interés del 8% se usa un descuento del 8%.

P = USA 350.oo
d = 8% = 0.08 anual
t = seis meses = 0.5 años
S = 350 / (1 - (0.08 * 0.5)) = USA 364.58

Interés compuesto

Hasta ahora, en todas las explicaciones precedentes, se ha supuesto que el interés (o descuento) se devenga en forma simple durante el plazo del préstamo. Sin embargo, en muchas operaciones de crédito se usa el método del interés compuesto, mediante el cual el plazo del préstamo se divide en varios períodos (por ejemplo días) al fin de cada uno de los cuales se calculan los intereses devengados. Estos intereses se suman al saldo del préstamo a ese momento, y a su vez van a generar intereses para el siguiente período.

La fórmula del interés compuesto es:

siendo: S = Valor de vencimiento del préstamo (montante)
P = Capital inicial
i = tanto (%) de interés en el período de tiempo
n = número de períodos de capitalización

Ejemplo 6: Repetir el ejemplo 1, pero usando interés compuesto capitalizado mensualmente.

P = USA 350,oo
i = 8% = 0.08 anual = 0.08 / 12 = 0.006667 mensual
t = seis meses = 6 períodos

Rentas/pagos a plazos

Hasta ahora se han explicado fórmulas que contemplan la devolución del préstamo mediante un único pago después de un cierto período. La mayor parte de las operaciones de crédito, y muy en particular las de financiamiento de primas, contemplan que el prestatario devolverá el préstamo mediante una serie de pagos periódicos y uniformes. En matemáticas financieras, a este tipo de operación se le denomina renta.

En este documento se considerarán dos tipos de rentas: ordinarias (post-pagables) y pre-pagables. La diferencia entre una y otra es que en el primer tipo los pagos vencen al final de cada período, mientras que en el segundo tipo vencen al principio.

Rentas ordinarias

La fórmula utilizada en este tipo de renta es:

Importe del préstamo donde:

n = cantidad de giros
i = interés por el período de cada giro
P = total financiado
Prima = importe de prima total que debe el cliente
Q = cuota inicial
M = importe de cada giro

Ejemplo 7: Si se quiere calcular el importe de cada giro para un financiamiento de USA 10.000 (total de prima), pagando una cuota inicial de USA 2.000, financiando con 4 giros trimestrales al 10% anual, se hace:

n = 4 trimestres

i = 0.10 * 3 / 12 = 0.025 trimestral (compuesto trimestralmente)

prima = US$ 10,000

Q=US$ 2,000

Rentas pre-pagables

En este caso la fórmula es:

Comentario sobre las fórmulas utilizadas en VisualTIME

VisualTIME está diseñado de manera tal que las adaptaciones necesarias para personalizar el sistema a las necesidades de una compañía particular, son fáciles de implementar.

El sistema incluye las fórmulas explicadas como opciones. En caso de que la compañía financiadora utilice fórmulas diferentes, existen dos alternativas:

Convertir los tantos de interés utilizados por la compañía usuaria a tantos de interés equivalentes según el método instalado en VisualTIME (esto es casi siempre posible y fácil).

Modificar la fórmula de VisualTIME. Este es el método recomendado, y la dificultad de programación es mínima.

Importancia de la cuota inicial

La cuota inicial, para muchas empresas financiadoras, no es una cuota más, sino que su cobro es lo que da validez al contrato de financiamiento. En otras palabras, ningún recibo se da por cobrado hasta que no se recibe el dinero de la cuota inicial.

La versión estándar de VisualTIME funciona de esta manera. En la última ventana de la secuencia de registro de contratos, se indica si se ha cobrado la cuota inicial o no. Si no es así, el contrato queda en estado "sin cuota inicial", y no tiene verdadero efecto. En el momento que se cobra la cuota inicial es que se afectan los recibos involucrados.

Anulación de contratos de financiamiento

Existen varias posibles razones para anular un contrato: errores en la emisión, cuentas incobrables, modificaciones en el acuerdo, etc.

Cuando un contrato se anula, independientemente de que se haya cobrado algo o no, el sistema siempre anula los giros pendientes, pero además de esto, el usuario puede escoger una de las siguientes opciones:

No anular ni revertir recibos.

Revertir el cobro de los recibos financiados.

Anular los recibos financiados.

Anular póliza de los recibos financiados.

Contablemente pueden ocurrir diferentes cosas según las causas de la anulación y las políticas de las empresas financiadora y aseguradora: los giros anulados se pueden llevar a pérdidas, o como una cuenta por cobrar a la compañía aseguradora, etc.

NOTA IMPORTANTE: No es usual que una compañía financiadora tenga el poder de anular recibos y/o pólizas de una empresa aseguradora. Incluso si el financiamiento lo hace un departamento de la misma empresa aseguradora, es posible que las normas administrativas de la empresa no permitan este tipo de transacción. VisualTIME ofrece esto como una opción cuyo uso podría o no ser implementado en cada empresa (ver opciones de instalación). Hay muchas otras opciones válidas, también cubiertas dentro de la funcionalidad básica de VisualTIME. Por ejemplo, en vez de anular recibos y/o pólizas, podría generarse un mensaje en el correo electrónico para que el departamento responsable tome las acciones pertinentes.

Comisión de intermediarios para recibos financiados

Existen dos estilos utilizados corrientemente en las compañías que hacen este tipo de operaciones:

Comisión pagadera al cobrar la cuota inicial: Dado que los recibos se dan por cobrados al cobrar la cuota inicial, muchas empresas pagan la totalidad de la comisión del intermediario en esta ocasión.

Comisión pagadera con cada giro: Esto es lo más corriente, y en muchos casos, lo más justo. Normalmente se calcula el total de comisión de todos los recibos financiados y se divide entre la cantidad de giros (tomando en cuenta la cuota inicial), y esa cantidad es pagada al intermediario al cobrar cada giro.

VisualTIME es capaz de manejar ambos estilos.

En adición a la comisión sobre las primas, existen otros posibles conceptos para pagos de comisiones al cobrar un recibo. Por ejemplo, en muchas empresas se paga un porcentaje (y/o una cantidad fija) al cobrador de cada giro. Otro caso usual es que giros difíciles de cobrar sean pasados a un abogado, al que hay que pagar honorarios.

Estados que pueden tomar los contratos de financiamiento

Para una mejor comprensión de este manual, y de las operaciones de financiamiento en general, se van a describir los diferentes estados a través de los cuales puede pasar un contrato de financiamiento para efectos del sistema:

• Captura incompleta: Este estado es tomado automáticamente durante el proceso de creación del contrato. El usuario puede dejar de introducir algunos datos necesarios, con la idea de completarlos luego, pero el contrato queda guardado de todas maneras. En este estado pasa lo siguiente:

• Los recibos a ser financiados no se afectan para nada (siguen en estado "pendiente de cobro").

• No se imprimen los giros ni la documentación del contrato.

• No se puede cobrar la cuota inicial.

• Cuota inicial pendiente: Este estado es tomado luego de que se complete la información del contrato. Hasta tanto no se cobre la cuota inicial, se tiene la siguiente situación:

• Los recibos a ser financiados no se afectan para nada (siguen en estado "pendiente de cobro").

• Se imprimen los giros y la documentación del contrato.

• Ya se puede cobrar la cuota inicial, pero no los giros.

• En vigor: Este estado se toma una vez que se ha cobrado la cuota inicial. El efecto es el siguiente:

• Los recibos financiados se dan por cobrados.

• Ya se pueden cobrar los giros.

• El contrato ya no puede ser modificado. Si hace falta hacer algún cambio, es necesario anularlo y volverlo a emitir.

Pagado: Este estado se toma automáticamente una vez que se cobra el último giro. En este estado el contrato ya no puede ser anulado.

Anulado: Se toma este estado mediante expresa petición del usuario. El efecto es el siguiente:

• Los giros se anulan, y ya no pueden ser cobrados.

• No se pueden realizar más operaciones (pero si consultas) sobre el contrato.

Cuando un contrato anulado es reactivado, pasa a estado "cuota inicial pendiente" o "en vigor", según se haya o no cobrado la cuota inicial.

Estados que pueden tomar los giros

Pendientes de cobro: Una vez impresos, los giros ya pueden ser cobrados.

Cobrados: Toman este estado mediante la transacción de cobro de giros. Una vez cobrados no pueden ser anulados.

Anulados: Toman este estado mediante la transacción de anulación de giros y la de anulación de contratos. Una vez anulados, no pueden ser cobrados ni impresos. Cuando un giro anulado es reactivado, pasa a estado pendiente.

Cobrados en descuento siniestro: Toman este estado los giros cuyo se descuenta en el pago de un siniestro.

Refinanciados: Toman este estado una vez que los giros originales se financian otra vez (refinanciamiento), en otro contrato nuevo.

Comentarios sobre los recibos a financiar

Los recibos a financiar deben estar pendientes de cobro. Una vez que se cobre la cuota inicial pasarán a estar cobrados.

Es posible que los recibos a financiar no se encuentren en la base de datos por tres razones:

• La compañía usuaria puede haber adquirido solo el módulo de financiamiento, y no el de administración de pólizas.

• Los recibos pueden pertenecer a una compañía que no es usuaria de VisualTIME.

• Puede que se esté haciendo una instalación paulatina de los módulos de VisualTIME, y que el módulo de financiamiento se instale antes de que todos los recibos de la compañía de seguros sean manejados por VisualTIME.

Debido a esto, el sistema contempla una transacción para el registro ("creación") de recibos.

Comentarios sobre los intereses de mora y el pronto pago

La política en cuanto a intereses de mora varía mucho de una empresa a otra. VisualTIME calcula los intereses de mora automáticamente, pero permite que sean cambiados por el usuario. Esto se debe a que normalmente un cobrador establece los intereses a cobrar al cliente estando lejos de los terminales, y cuando el dinero llega a la compañía es demasiado tarde para cambiar el acuerdo.

Algunas compañías hacen un descuento a los clientes si éstos pagan antes de la fecha convenida. VisualTIME toma esta posibilidad en cuenta como una opción.

Por último, es posible que además de los intereses de mora se cargue al cliente con gastos administrativos de cobranza (por ejemplo, si se usa un abogado). Esto se guarda en VisualTIME en forma separada a los intereses de mora.