Aspectos generales

  • Opciones de instalación
  • Transacciones interrumpidas y/o pendientes de aprobación
  • Módulos Vs. coberturas
  • Tipos de póliza
  • Tratamiento de las cláusulas
  • Domiciliación bancaria
  • Operaciones en moneda extranjera 
  • Consideraciones con respecto a los beneficiarios
  • Consideraciones con respecto a las direcciones
  • Selección de ventanas en las transacciones
  • Coaseguro y reaseguro aceptado
  • Modificación de pólizas
  • Consulta de pólizas
  • Cotizaciones y solicitudes
  • Franquicia y deducible
  • Suspensión de garantías
  • Modificaciones temporales
  • Re-emisión y reimpresión
  • Grupos de colectivos
  • Numeración de pólizas y recibos
  • Opciones de instalación

    El sistema VisualTIME provee un proceso para definir opciones de instalación, tanto de la empresa usuaria como de cada producto de seguro que se va a utilizar en la emisión. Este proceso se encuentra descrito en el manual "ventanas de uso general" y en el "diseñador de productos" respectivamente.
    Es importante conocer las opciones de instalación antes de proceder a la revisión de este documento, ya que en ellas se encuentran definidos los estilos operativos, validaciones y requerimientos de campos que afectan, principalmente, al proceso de emisión de pólizas

    Transacciones interrumpidas y/o pendientes de aprobación

    Durante la emisión de una póliza, el usuario puede decidir "interrumpir" el proceso por alguna razón, entre otras, por falta de información. Así mismo, el sistema puede dejar una póliza o siniestro pendiente de aprobación, esto es, está registrado en el sistema pero no se encuentra disponible.
    El sistema establece límites de suscripción de pólizas y pagos de siniestros. Cuando un usuario al que no se le han asignado límites de suscripción de pólizas y/o pago de siniestros realiza una de estas transacciones en la que se excede estos límites, el sistema deja la póliza o el siniestro "pendiente de aprobación" hasta que un usuario con capacidad de supervisión o que dispone de límites superiores, complete la transacción. Otra razón por la que una póliza puede quedar pendiente de aprobación es por la poca capacidad de los límites del contrato de reaseguro para cubrir el capital de la póliza en su totalidad. En tal caso, un usuario con capacidad de supervisión puede completar posteriormente la distribución de reaseguro.
    El usuario puede consultar en cualquier momento las pólizas que se encuentran en este estado y retomar el proceso para completarlo ("recuperación").

    Módulos Vs. coberturas

    Para agilizar el registro de una póliza, el sistema ofrece la posibilidad de agrupar varias coberturas en un módulo permitiendo asociar a una póliza los módulos correspondientes a los riesgos cubiertos.
    Las coberturas se pueden agrupar tomando en cuenta los siguientes criterios:
  • Cálculo automático de la prima y capital de cada una de las coberturas del módulo. Si existe alguna cobertura que no pueda ser calculada en forma automática, debe incluirse en un módulo aparte. Así mismo, si ninguna cobertura o la mayoría de ellas no puede ser calculada en forma automática, no se recomienda el uso de módulos en el producto.
  • Las coberturas que son obligatorias de tomar en una póliza, deben estar incluidas en un mismo módulo.
  • Planes de venta.
  • La agrupación de coberturas en un módulo se realiza durante el proceso de creación de un producto (Ver especificaciones funcionales del Diseñador de Productos).
    El sistema no requiere la definición de los módulos en cada producto. El usuario debe estudiar la necesidad de utilización con el único fin de agilizar la producción de las pólizas.

    Tipos de póliza

    Tratamiento de las cláusulas

    Domiciliación bancaria

    Operaciones en moneda extranjera

    El Sistema VisualTIME permite registrar pólizas en moneda extranjera. El manejo de esta transacción cambia substancialmente de un país a otro, por lo que se recomienda su análisis exhaustivo con personal administrativo local. La versión oficial del sistema realiza lo siguiente:
  • Módulo de Pólizas:
    • Solicita la moneda y el factor de cambio al momento de la emisión. El usuario puede indicar más de una moneda para una misma póliza.
    • Dependiendo de las opciones de manejo de la empresa,
      • Se emite un recibo por la prima en cada una de las monedas extranjeras y otro recibo con el importe de los impuestos (más cualquier prima que haya) en moneda local. Cada recibo tiene su propio número.
      • Se emite un único recibo con la totalidad de prima e impuestos en moneda local y se indica cuales son los importes originales en moneda local y cuales en moneda extranjera. Este recibo sería manejado en lo sucesivo como cualquier otro recibo generado en moneda local.
  • Módulo de Contabilidad:
    • El proceso de asientos contables automáticos depende de las opciones de manejo de la empresa:
      • Puede no tomar en cuenta las transacciones en moneda extranjera, por lo que deben ser contabilizados en forma manual. Esto tiene sentido cuando el volumen de este tipo de transacciones es mínimo.
      • Toma en cuenta las transacciones en moneda extranjera solicitando el factor de cambio en cada una de las transacciones que implican una moneda diferente a la local. El sistema toma la tasa de cambio de una tabla donde se registra el factor de cambio diario. El usuario puede cambiar la tasa durante la emisión si así lo permiten las opciones de instalación del módulo de contabilidad.
      • Las transacciones en moneda extranjera pueden contabilizarse en una compañía contable ficticia, cuyos "libros" contienen todas las transacciones realizadas en cada una de las monedas, sin integrarlas a la verdadera contabilidad. Al final del año todas estas operaciones pueden pasarse a la contabilidad de la compañía a una tasa única. Esto es usado en países donde las autoridades aceptan una tasa única de cambio anual.
    Para elegir entre los estilos mencionados, basta llenar adecuadamente la tabla de asientos contables automáticos.
    Si un usuario elige más de una moneda para una póliza, debe seleccionar cada una de esas monedas al llenar la información de las ventanas en las que la moneda tiene sentido. Por ejemplo, al llegar a la ventana de coberturas, una vez introducidas las que van en la primera moneda, debe seleccionar la segunda moneda (haciendo uso de la acción "selección" del menú de la ventana) y proceder a registrar las coberturas en la segunda moneda. Esto es válido en ventanas como recargos y descuentos, bienes asegurados, capitales y hasta en reaseguro.
    En el diseñador de productos se habilitan las monedas asegurables en cada ramo y producto.

    Consideraciones con respecto a los beneficiarios

    El manejo de los beneficiarios es común a todos los ramos del sistema. Se dispone de las siguientes opciones:
  • Sin beneficiarios: El beneficiario es el propio asegurado.
  • Beneficiarios según orden de prelación: En este caso se asume que los beneficiarios son los que asigna la ley (herederos legales), que serán determinados al momento del siniestro. El sistema no registra ninguna información adicional.
  • Beneficiarios asignados por usuario: Esta modalidad se utiliza cuando se conoce con precisión todos los datos de cada uno de los beneficiarios. En este caso se especifica su número de identificación fiscal, nombre y porcentaje de participación en la indemnización. Cuando se emite una póliza con este tipo de beneficiarios, se muestra una ventana adicional para solicitar la información particular de los beneficiarios. Con esta opción se alimenta la base de datos de clientes, incluyendo a los beneficiarios que previamente no existan en ella.
  • Consideraciones con respecto a las direcciones

    El sistema permite registrar direcciones asociadas a un cliente o a una póliza en particular.
    Cuando se emite una póliza a un cliente nuevo para el sistema, la dirección puede ser registrada como asociada a él. De esta forma, cuando se emitan pólizas adicionales al mismo cliente, no existe la necesidad de registrar nuevamente la dirección a menos que se requiera una especifica para la póliza. Esto significa que todas las pólizas de un cliente tienen la misma dirección (la del cliente) a menos que exista una particular asociada a la póliza.
    Normalmente, las pólizas de un cliente no tienen dirección específica asociada, es decir, corresponden a la dirección del cliente. Al modificar la dirección del cliente, todas estas pólizas cambian automáticamente de dirección.
    En caso de que cada póliza tenga su dirección asociada, se tienen que modificar de forma individual.
    Además de la dirección de cobro del cliente y la póliza, se puede incluir la ubicación del riesgo asegurado el cual queda asociado a la póliza, la dirección de una agencia bancaria, de una compañía de co/reaseguro, y en general todas las direcciones que se manejan en las diferentes transacciones que componen VisualTIME.

    Selección de ventanas en las transacciones

    El sistema cuenta con una serie de ventanas que permiten el registro de las pólizas en el sistema. Las ventanas diseñadas para este fin son de uso común entre los distintos tipos de póliza. En el "diseñador de productos" se seleccionan las ventanas a presentar durante la emisión de cada uno de los tipos de pólizas de un producto. Así mismo se indican cuáles son requeridas y cuáles son opcionales.
    A continuación se presentan varios ejemplos de las ventanas a ser mostradas en la emisión de una póliza:
  • Un producto permite la inclusión de beneficiarios pero normalmente las pólizas no tienen beneficiarios, en este caso se debe colocar "no incluir" por defecto a la ventana de beneficiarios cuando se instale el producto en el Diseñador. Esto no quiere decir que a las pólizas de este producto no se les pueda incluir beneficiarios, sino que por defecto el sistema muestra en la ventana de selección de ventanas, el valor de "no incluir" la información de beneficiarios.
  • En Incendio normalmente se tienen cláusulas que se incluyen en casi todas las pólizas. Estas se pueden asignar por defecto en el diseñador de productos, e indicar que la ventana de cláusulas es de contenido automático. Esto quiere decir que las cláusulas serán asignadas a la póliza aún cuando el usuario no pase por esa ventana durante el proceso de emisión. Si el usuario quiere cambiar las cláusulas en la emisión, puede hacerlo seleccionando esa ventana (cambiando el valor de "automático" por "incluir"). Si el usuario no quiere que se incluya ninguna cláusula en la emisión de una póliza (ni siquiera las "automáticas") puede lograrlo cambiando el valor de "automático" por "no incluir".
  • Con respecto a la distribución de reaseguro cedido, normalmente se quiere que el usuario no tenga que calcular la distribución, sino que el sistema lo calcule en forma automática en base a los contratos del ramo. En ese caso, se puede indicar para la ventana de reaseguro cedido "automático", y el sistema la mostrará sólo si el usuario la solicita o hay necesidad de un facultativo.
  • Mediante el uso adecuado de las opciones que ofrece el diseñador de productos, puede lograrse que la secuencia de ventanas para la emisión de una póliza sea muy breve para la mayoría de los casos, sin sacrificar la flexibilidad que hace falta para el manejo de las excepciones.
    Una vez que el sistema se da cuenta que el usuario ha pasado por todas las ventanas seleccionadas, da por terminada la transacción. Es posible que el usuario haya "violado" el orden lógico de actualización, y que el sistema le obligue a pasar de nuevo por alguna(s) ventana(s) por las que haya pasado ya. Por ejemplo, un usuario puede haber llenado la información de coaseguro y de reaseguro, y entonces haber regresado y cambiado el coaseguro. Dado que eso afecta totalmente la información de reaseguro, el sistema le obligará a pasar por allí de nuevo.
    La forma en que un usuario puede "violar" la secuencia lógica de tratamiento es cuando elige la acción correspondiente a "otra ventana en secuencia", esta acción funciona de forma similar que el "IR directamente a otra ventana" sólo que se permite "ir" a una ventana asociada a la transacción en ejecución. El sistema muestra la 'selección de ventanas' a fin de que el usuario indique a cual de las ventanas desea ir.
    En resumen, cada tipo de póliza cuenta con una serie de ventanas de uso común las cuales aparecen de acuerdo al tipo de información que se está registrando.
    Durante el proceso de emisión de pólizas, solicitudes, cotizaciones y registro de certificados, el sistema presenta una ventana fija de encabezado con la identificación de la póliza o certificado en tratamiento. Esto permite al usuario saber en todo momento cual es la póliza o certificado en tratamiento.

    Coaseguro y reaseguro aceptado

    VisualTIME permite registrar las pólizas recibidas como negocio aceptado, ya sea de coaseguro o reaseguro.
    Es normal que la información que llegue a una compañía de seguro sea muy incompleta. La única información segura que puede referirse es la asociada a la vigencia, capital y prima de la póliza, así como la participación con la que la compañía cedente está participando en el riesgo.
    Por esta razón, el sistema permite definir una secuencia particular para los negocios aceptados, donde el usuario incluye las ventanas que normalmente tienen información. De igual manera, las validaciones de requerimiento de campos necesarios para los cálculos de prima, no son realizados cuando se trata de una póliza de negocio aceptado. Este producto tendrá la particularidad de que el usuario sea quien incluya los importes de capital y prima en forma libre, sin ningún tipo de regla de cálculo.

    Modificación de pólizas

    Una vez registrada la póliza, se puede presentar la necesidad de actualizar algún tipo de información, ya sea por error de transcripción o por solicitud directa del cliente.
    El sistema VisualTIME solicita la póliza o certificado a modificar y, en base a éste y al tipo de póliza, presenta una ventana con la secuencia posible de ejecución. El sistema muestra cual es la información que tiene asociado el producto y señala la que está registrada a la póliza. El usuario selecciona cuales son las ventanas por la que desea pasar para actualizarla.
    Si se selecciona una ventana que previamente no estaba asociada a la póliza o certificado en tratamiento, se añade esta información a la póliza.
    La secuencia de modificación presenta sólo las ventanas que pueden ser incluidas durante la emisión (ver "Emisión de pólizas" en este mismo capítulo).
    Al terminar de actualizar la información en las diferentes ventanas necesarias, el sistema muestra al usuario las siguientes opciones:
  • No hacer recibo por la modificación.
  • Hacer un recibo manual.
  • Hacer un recibo automático.
  • En el primer caso la transacción se da por terminada. En el segundo, se muestran las ventanas necesarias para que el usuario defina el recibo a emitir. En el tercer caso el sistema muestra la información del recibo generado automáticamente. En cualquiera de los tres casos, el sistema asigna un "número de transacción" que queda asociada a la modificación realizada y al recibo (si lo hay), y que puede ser consultado en la historia de la póliza.
    Las modificaciones hechas a una póliza son "reversibles", ya que el sistema guarda la "historia" de los cambios.
    Se aconseja mantener integridad entre las transacciones realizadas a la póliza y los recibos de prima. Esto lo puede hacer en forma automática el sistema, pero su uso es opcional. Por ejemplo, se puede reversar en forma automática una modificación si el recibo respectivo resulta anulado.
    Una de las opciones de instalación de este módulo permite que se solicite en forma automática un cheque de devolución de prima en caso de que la modificación resulte en una prima "negativa". Esto es opcional.

    Consulta de pólizas

    Una vez registrada la póliza, se puede presentar la necesidad de consultar algún tipo de información.
    El Sistema VisualTIME solicita la póliza o certificado a consultar y, en base a éste y al tipo de póliza, presenta una secuencia posible de ejecución. El sistema muestra cuál es la información que tiene registrada la póliza y el usuario selecciona cuáles son las ventanas por la que desea pasar para consultar su contenido.
    La secuencia de consulta presenta sólo las ventanas que tienen información asociada a la póliza o certificado en tratamiento (ver "Emisión de pólizas" en este mismo capítulo).
    Por ejemplo, si un producto permite beneficiarios y durante el registro de la póliza no se seleccionó la ventana correspondiente a beneficiarios, ésta no es presentada en la secuencia de consulta.

    Cotizaciones y Solicitudes

    Además del registro de pólizas, VisualTIME permite incluir las cotizaciones y las solicitudes de pólizas. El sistema establece una diferencia entre este tipo de información: Las cotizaciones se imprimen, las solicitudes no.
    Se pueden incluir cotizaciones y solicitudes para pólizas individuales o colectivas. Se pueden registrar solicitudes de certificados a pólizas colectivas que se encuentran activas. Las cotizaciones de certificados se realizan sobre una cotización de póliza colectiva o multilocalidad.
    Las solicitudes siempre cubren un solo ramo, pero las cotizaciones pueden abarcar más de uno.
    Al registrar una solicitud o cotización, es posible indicar una fecha máxima de permanencia en la base de datos, en caso de que no se conviertan en pólizas. Esto ayuda a mantener la base de datos limpia de información innecesaria. Los clientes no son borrados.
    Si una solicitud o cotización no se va a convertir en póliza, es posible indicar al sistema la causa, y añadir un texto explicativo.
    Para modificar una solicitud o cotización, se debe elegir la transacción "solicitud" o "cotización", pero indicando un número ya existente.

    Franquicia y deducible

    Es importante destacar la diferencia existente para el sistema entre franquicia y deducible:
  • Deducible:
  • Al momento de ocurrencia de un siniestro el "deducible" (expresado en porcentaje o importe) es deducido del importe de daños para obtener el importe a pagar por el siniestro.
  • Franquicia:
  • Al momento de ocurrencia de un siniestro, el importe de daños debe ser superior a la "franquicia" (expresado en porcentaje o importe) especificada. Cuando el siniestro excede la franquicia, se paga el importe total del siniestro.
    Ejemplo:
    Importe de daños del siniestro = 100.000
     
    Tipo Importe Importe a pagar por 
    el siniestro
    Deducible 30.000 70.000
    Deducible 65.000 35.000
    Deducible 100.000 o más 0
    Franquicia 30.000 100.000
    Franquicia 65.000 100.000
    Franquicia 100.000 o más 0
    En resumen, el deducible es el importe del siniestro que queda a cuenta del asegurado. La franquicia establece un mínimo para la declaración del siniestro pero se pagan en su totalidad los siniestros que superen el límite de franquicia establecido.

    Suspensión de garantías

    Un cliente puede en determinado momento solicitar la suspensión de garantías de una póliza, esto es, el riesgo no estará cubierto por la póliza mientras dure la suspensión de garantías. Una suspensión de garantías puede producirse cuando un cliente sabe que no va a existir el riesgo durante un período de tiempo, por ejemplo, una póliza de automóvil cuyo cliente realizará un viaje y dejará al vehículo guardado y sin riesgo alguno.
    La suspensión de garantías no es más que el registro del tiempo en que una póliza no tiene riesgo. Mientras no se registre la fecha de término, la póliza se encuentra con las garantías suspendidas.
    Una vez que se recibe noticia de reinicio de garantías (finalización de la suspensión), el usuario cuenta con todas las herramientas necesarias para decidir lo que desea hacer con la póliza: modificar la vigencia de la póliza o emitir un recibo de devolución de prima por el tiempo en que ha quedado suspendida la póliza.
    Cuando una póliza se encuentra en suspensión de garantías, no puede realizarse con ella ningún tipo de transacción, inclusive, no se generan los recibos de renovación correspondiente. El sistema no puede decidir por sí mismo cuando serán emitidos los próximos recibos de renovación, por tanto queda bajo responsabilidad del usuario, modificar la fecha de próxima emisión de recibos o renovación de la póliza a la que se le restituyen las garantías.
    A una misma póliza/certificado no puede registrarse más de una suspensión que abarque un mismo período de tiempo.

    Modificaciones temporales

    Una modificación normal de póliza se inicia cuando el cliente lo notifica y quedan registradas mientras se encuentre en vigor la póliza.
    El sistema VisualTIME ofrece la posibilidad de realizar modificaciones en forma temporal. Esto quiere decir que se pueden realizar modificaciones que tienen una duración determinada y que, una vez terminado el período, la póliza queda con las características originales.
    Esta transacción resulta útil, por ejemplo, en pólizas del ramo de Incendio cuando se cubre el contenido y el cliente sabe que durante un período de tiempo se van a aumentar sus existencias. El cliente puede solicitar un aumento de capital asegurado sobre las existencias durante el período de tiempo.

    Re-emisión y reimpresión

    Una vez que una póliza ha sido emitida, puede que sea necesario hacer correcciones debido a errores de transcripción.
    VisualTIME permite hacerlas mediante la opción de "re-emisión", la cual permite al usuario retomar la póliza y cambiarla, sin que el sistema lo considere una modificación y por lo tanto no se guarde la imagen anterior de la póliza. Por supuesto, hay algunos controles para impedir que se "re-emita" una póliza indebidamente. Básicamente si se ha realizado cualquier transacción sobre la póliza (incluyendo contabilización o cobro de recibo) no se permite la re-emisión.
    Al comenzar el proceso de re-emisión, el usuario debe indicar si debe reutilizar el número de recibo o no.
    Aún cuando no se guarda la imagen de la póliza anterior a una re-emisión, el sistema genera un "registro de re-emisión" en la historia de la póliza.
    La opción de reimpresión permite en cambio solicitar que sea reimpreso el documento de póliza y/o recibo, sin necesidad de pasar de nuevo por la secuencia de emisión de una póliza.

    Grupos de colectivos

    Durante la emisión de la póliza matriz de un colectivo, el usuario puede indicar los grupos en los que está compuesto la póliza. El usuario define los límites asegurados y primas de cada una de las coberturas asociadas a cada grupo que compone la póliza. Esto se ofrece con la finalidad de realizar la emisión de los certificados de una forma rápida.
    Cada grupo que conforma una póliza colectiva lleva asociado los módulos y/o coberturas permitidos así como también los capitales y primas de cada una de las coberturas. Cuando se emite un certificado el usuario debe indicar a que grupo pertenece y el sistema le asigna en forma automática los módulos y/o coberturas correspondientes. Esto evita que el usuario deba incluir para cada certificado las coberturas asociadas, haciendo mucho más rápido y eficiente el proceso de registro de certificados.

    Numeración de pólizas y recibos

    Las pólizas se numeran en forma consecutiva de acuerdo al código del ramo al que pertenece y sin importar la oficina tramitadora de la póliza. Los recibos son numerados de acuerdo a la oficina a la que pertenece la póliza sin importar el ramo al que pertenece la póliza.