Aspectos Generales

Numeración de siniestros

El número a asignar a un siniestro es dado por el sistema en forma automática, teniendo en cuenta el ramo al que pertenece, el año contable y un número consecutivo. La estructura de éste es la siguiente:

2 dígitos Año contable.

2 dígitos Código del ramo.

7 dígitos Número consecutivo.

Por ejemplo: el siniestro 94310023787, corresponde al siniestro 23787 del ramo 31 declarado en el año fiscal o contable 94.

NOTA: Es probable que este estilo de numeración requiera ser cambiado en las diferentes compañías de seguros al momento de instalación, en cuyo caso basta con modificar la rutina respectiva.

Límites de pago por usuario

El sistema permite especificar un nivel máximo de pago autorizado a cada usuario. Si se indica, el sistema no permitirá realizar pagos que se excedan del límite (Ver manual de especificaciones funcionales del Módulo de Seguridad).

Uso de la reserva media

Existen varios métodos de estimar la reserva de un siniestro en el momento de declaración. El método más usado (y el más exacto) es hacer una estimación caso a caso enviando un perito a inspeccionar los daños. En algunas compañías, y en algunos ramos, suele usarse un método llamado "reserva media" que consiste en estimar la reserva en base a las estadísticas del costo medio por cobertura que se tuvo durante el año anterior.

VisualTIME tiene un campo de "reservas medias" en la tabla de coberturas del Diseñador de Productos. Si este campo se llena, el importe introducido será mostrado como valor por defecto al mostrar la ventana que establece la reserva por cobertura en la declaración inicial de siniestros.

Al generar el producto en el Diseñador de Productos se debe indicar que se va a usar el método de la reserva media. Aún cuando en un producto se defina un importe de reserva media por cobertura, el usuario puede cambiar el importe de reserva al momento de la declaración de un siniestro.

Consideraciones con respecto a las reservas y al costo del siniestro

Por cada siniestro, el sistema mantiene los siguientes totales:
 

a) Total pagado (incluyendo devolución del deducible)

b) Total pendiente (reserva pendiente por pagar).

c) Total recupero.

d) Total gastado en operaciones de recupero.

Cada vez que se hace un pago (excepto por recuperos), el importe del mismo se suma a a) y se resta de b).

Cada vez que se hace un recupero, se suma a c). No afecta en ningún sentido la reserva pendiente de pago. Es muy importante tener esto claro, pues es un error muy frecuente que se afecten las reservas en este caso. La reserva de siniestros pendientes es el importe de indemnización pendiente de pago que se tiene para el siniestro. Si se tiene pendiente pagar una cantidad, y se recupera algo, sigue estando pendiente la misma cantidad y por tanto no se debe afectar la reserva.

Cada vez que se hace un gasto para obtener un recupero, se suma a d), y no afecta ningún otro total.

En base a estos totales, si se quiere obtener el costo total de un siniestro se debe hacer: a) + b) - c) + d).

En otras palabras, el costo del siniestro viene determinado por la siguiente formula:

Costo del siniestro = Reserva (pendiente) + Pagado + Gastos recupero + Devolución deducible – Recupero.

Reapertura de siniestros

Si un siniestro está cerrado (pagado o rechazado) su reserva es cero. Si se necesita hacer un pago a un siniestro en esta situación, es preciso "re-abrirlo". Esto se hace mediante una transacción específica para este fin: "Reapertura de siniestros", la cual deja huella en la historia del siniestro. Luego el sistema muestra una ventana para declarar las reservas.

Convención sobre los "pagos totales"

En el sistema se asume que siempre que se indica "pago total", se trata del último pago sobre el siniestro en cuestión. Por lo tanto, lleva a cero la reserva pendiente y genera en forma automática un movimiento de ajuste (por el importe reservado y aún no pagado).

Si no se trata del último pago sobre el siniestro, sino tan solo del último pago sobre esa cobertura, no se debe usar "pago total" sino "pago parcial".

Uso de la tabla de mensajes de error

Al igual que en el resto del sistema, el administrador del mismo puede cambiar las opciones de validación en la tabla de mensajes de error del módulo de Mantenimiento.

Esta facilidad es particularmente útil en el módulo de Siniestros pues permite que se inhiban o activen validaciones de acuerdo al estilo administrativo de la empresa, sin necesidad de modificar el programa.

Control de peritos, abogados y otros profesionales

VisualTIME puede tener una cuenta corriente para cada perito, abogado o profesional involucrado en la operación de siniestros.

Primero se debe dar de alta el profesional en la "tabla de profesionales" del módulo de Mantenimiento.

Cada vez que se realice la asignación de una orden de servicio profesional (por ejemplo un peritaje), la misma se debe registrar en el sistema. Una vez que el profesional realiza su trabajo, se le debe indicar al sistema de nuevo, con un efecto doble: afecta el siniestro involucrado por el importe de sus honorarios (y/o gastos) y acredita el importe de dichos honorarios en su cuenta corriente.

Eventualmente, un usuario autorizado puede emitir una orden de pago contra la cuenta corriente del profesional.

También es posible que se quiera hacer un pago a un intermediario o profesional directamente, sin cuenta corriente. En ese caso se deben usar las transacciones para ordenes de pago, que pueden generar el cheque sin afectar la cuenta corriente del profesional.

Las ordenes de servicios profesionales pueden tomar los siguientes estados:

• Pendiente por imprimir.
• Pendiente por realizar.
• Realizada-Pendiente por pagar.
• Pagada.
• Anulada.

Control de bienes asegurados

Algunas pólizas tienen registrada una lista de los bienes asegurados amparados en el riesgo. Por ejemplo, es frecuente que en Automóvil se indiquen todos los accesorios del vehículo. Al momento de declarar el siniestro, el sistema permite indicar cuáles bienes asegurados se vieron afectados, o tuvieron pérdida total. Esto es importante para mantener actualizada la información de la póliza, la cual sería renovada sin los bienes asegurados que sufrieron pérdida total. Obviamente, esto es de uso opcional.

Se debe tener claro que en caso de que haya habido pérdida total de uno o más de uno de los bienes asegurados bajo la póliza, pero no para todo el objeto del seguro, el siniestro es una pérdida parcial.

Gastos del cliente Vs. Reserva del siniestro

El módulo de siniestros tiene como uno de sus objetivos fundamentales obtener datos suficientes para que puedan ser luego utilizados para producir estadísticas muy completas.

Debido a este motivo, el sistema mantiene control no solo de la cantidad indemnizable, sino de la totalidad de los gastos del cliente. En algunos ramos como Atención Médica, la diferencia entre ambos números puede ser muy importante, y permite evaluar que tan completos son los planes que comercializa la compañía.

Desglose de reservas y pagos

El sistema desglosa las reservas de siniestros pendientes a nivel de cobertura.

Cada pago puede ser desglosado incluso en más detalle, utilizando el "concepto de indemnización". Esta figura se crea en el Diseñador de Productos, y permite desglosar los pagos al nivel que la empresa necesite. Por ejemplo, en el caso de Automóvil, es posible obtener el total gastado en repuestos, mano de obra, grúa, etc. en vez de simplemente obtener lo gastado en la cobertura de "Daños propios".

En el ramo de Atención médica, el sistema obliga a abrir las reservas en base a cada uno de los conceptos de pago permitidos a cada cobertura (esto se define en el Diseñador de Productos) y al momento de realizar el pago, sólo se permite pagar según los conceptos que tienen reserva establecida.

Reposición automática del capital asegurado

Algunas coberturas de algunos ramos establecen un capital asegurado que se va "consumiendo" a medida que la póliza tiene siniestros, mientras que otras mantienen el capital asegurado sin importar la cantidad de siniestros que haya habido. Por ejemplo, en Incendio el total de siniestros indemnizados en un año no puede superar el capital asegurado, pero en Automóvil un mismo vehículo puede tener tres pérdidas parciales en un año cuyo total excede el valor del vehículo (al menos en teoría). VisualTIME puede controlar esto, y la selección entre uno y otro comportamiento se hace en el Diseñador de Productos.

Estados del siniestro

Un siniestro puede tomar los siguientes estados:

• Captura incompleta.
• Pendiente de aprobación (por parte de un usuario autorizado).
• Pendiente de pago.
• En proceso de pagos (se han hecho pagos parciales).
• Pagado.
• Anulado.
• Rechazado.

Facturación pendiente

Cada vez que se procede a la declaración/apertura de un siniestro, el sistema verifica la información correspondiente a la facturación asociada a la póliza, tomando en cuenta lo siguiente:

• Recibos pendientes de la póliza.
• Estado del recibo que ampara al siniestro.
• Letras pendientes de pago asociados al recibo que ampara el siniestro.
• Letras pendientes de pago asociados al contrato de financiamiento donde se encuentra la póliza asociada.

En cada uno de estos casos el sistema muestra un mensaje donde se indica la situación de la facturación de la póliza. Estos mensajes pueden ser definidos como "error" o como "advertencia". Si el usuario tiene como norma no realizar la declaración de un siniestro a menos que el recibo que lo ampara esté cobrado, puede definir ese mensaje como "error", en cuyo caso el sistema no permitirá el registro del siniestro.

Normalmente el usuario sólo desea ser informado de la situación de facturación y en base a las características del riesgo y/o del cliente asociado, decide si desea o no proceder con la declaración

Transacciones de actualización

Las transacciones generales de declaración, modificación, y consulta de siniestros, son iniciadas en una misma ventana (Operaciones sobre un siniestro). Esta ventana solicita la información requerida para ejecutar la transacción y construye una secuencia lógica de ventanas que permiten al usuario realizar la transacción solicitada.

El usuario tiene la facultad de cambiar las ventanas por las que desea registrar información solicitando la ventana de "selección de ventanas", donde el sistema muestra las ventanas posibles a seleccionar (indicadas en el Módulo de Mantenimiento) y el usuario puede escoger entre las posibilidades que se muestran.

Una vez que se indica el proceso a realizar y el siniestro involucrado, el sistema va mostrando en forma automática, todas las ventanas que se requieren para completar en forma satisfactoria el proceso solicitado.

Esta transacción ejecuta los principales tipos de operaciones que se pueden realizar sobre un siniestro, tanto de ramos generales como de seguros de Vida: apertura de reservas, modificación, pagos, anulación, rehabilitación, solicitud de recaudos, etc.

La transacción consta de varias ventanas, dependiendo del producto y de la función que se quiera ejecutar. La ventana de datos particulares del ramo no existe para todos los ramos (sólo Atención Médica, Vida, Automóvil y Transporte de Carga). En el caso de Automóvil son dos ventanas: daños al vehículo asegurado y datos de terceros.